Cum se contabilizează depozitul de garanție încasat de la clientul hotelului?
Un depozit de garanție încasat la check-in (pentru eventuale pagube sau consumuri neplătite) nu este, prin el însuși, un avans pentru serviciul de cazare. Diferența contează pentru TVA: rămâne rambursabil sau devine plată efectivă?
Temeiul legal
„Prin excepție de la prevederile alin. (1), exigibilitatea taxei intervine: […] b) la data la care se încasează avansul, pentru plățile în avans efectuate înainte de data la care intervine faptul generator. Avansurile reprezintă plata parțială sau integrală a contravalorii bunurilor și serviciilor, efectuată înainte de data livrării ori prestării acestora” — Cod fiscal, art. 282 alin. (2) lit. b)
Definiția legală citată mai sus leagă avansul de „contravaloarea bunurilor și serviciilor” — o sumă care reprezintă efectiv plata cazării. Cât timp depozitul rămâne rambursabil integral la check-out (nefiind reținut pentru pagube sau alte servicii), nu este avans în sensul acestui articol. Devine avans doar din momentul în care este reținut și aplicat ca plată — fie a cazării în sine, fie a unor servicii/pagube facturate clientului — moment din care TVA devine exigibilă asupra sumei reținute.
Ce se greșește în practică
Greșeala tipică este colectarea TVA la încasarea depozitului, deși acesta rămâne rambursabil la momentul respectiv — sau invers, omiterea colectării TVA atunci când depozitul e efectiv reținut și aplicat ca plată.
Ce face iConta.eu
Motorul de avansuri al iConta (F009) generează nota 4111 = 419 + 4427 doar pentru sumele introduse ca avans — sume care reprezintă plată pentru o prestare viitoare. Dosarul de cercetare al acestei funcționalități nu confirmă un cont sau o notă dedicată pentru depozite de garanție pur rambursabile — evidențierea lor separată nu ține de F009. Din momentul în care depozitul este reținut și aplicat ca plată, trebuie introdus ca avans, iar iConta îl tratează, de atunci, la fel ca orice alt avans încasat.