Cum se contabilizează materialele returnate de pe șantier în depozitul central?
Documentul corect depinde de un singur criteriu: dacă gestiunea de șantier și depozitul central sunt sau nu în aceeași incintă. De el depinde ce formular tipizat folosești pentru transfer.
Regula pentru gestiuni dispersate teritorial
Normele privind formularele financiar-contabile, aprobate prin OMFP nr. 2634/2015, descriu două documente diferite pentru mișcările interne de stocuri, în funcție de locație:
Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A) — folosit „în cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entității". Norma precizează expres: „Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași entități. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A)."
Un șantier și un depozit central sunt, prin definiție, gestiuni dispersate teritorial — nu sunt „în incinta" aceleiași locații fizice. Deci documentul corect pentru returul de materiale de pe șantier la depozitul central este Avizul de însoțire a mărfii, nu bonul de predare-transfer-restituire.
Ce este Avizul de însoțire a mărfii, în acest context
Aceleași norme (OMFP 2634/2015) descriu Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A) ca servind, printre altele, drept:
„dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități; ... document de primire în gestiune, după caz."
Avizul se completează de gestionarul șantierului la ieșirea materialelor nefolosite, însoțește transportul fizic al materialelor către depozit, iar la depozitul central servește drept document de primire în gestiune. Dacă la momentul emiterii nu se cunosc valorile unitare exacte (prețul de intrare/ieșire), acestea trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate — de regulă fișa de magazie sau evidența costului mediu ponderat.
Recepția la depozitul central
Dacă la recepție se constată diferențe de cantitate față de avizul de însoțire, sau materialele sosesc fără document valoric complet, se întocmește și Nota de recepție și constatare de diferențe — NIR (cod 14-3-1A), document obligatoriu în special când există diferențe la recepție sau bunurile sosesc neînsoțite de documentul de livrare inițial.
Înregistrarea contabilă
Mișcarea rămâne, contabil, un transfer intern între gestiuni ale aceleiași entități — nu o vânzare, nu o achiziție nouă. Se descarcă gestiunea de șantier (ieșire de materiale la valoarea de intrare/cost mediu) și se încarcă gestiunea depozitului central, la aceeași valoare, fără a genera venit sau TVA colectată (nefiind un transfer către un terț sau o livrare cu titlu oneros).
Pas cu pas
- Se stabilește: gestiunile sunt în aceeași incintă (bon de predare-transfer-restituire) sau dispersate teritorial (aviz de însoțire a mărfii)? Pentru șantier vs. depozit central, de regulă e a doua situație.
- Se emite Avizul de însoțire a mărfii la ieșirea materialelor din gestiunea șantierului.
- La sosire, depozitul central recepționează materialele pe baza avizului; dacă apar diferențe, se completează și NIR.
- Se înregistrează în contabilitate transferul între gestiuni, fără venit, la valoarea de intrare a materialelor.
Ce reții
- Șantier → depozit central = gestiuni dispersate teritorial → documentul e Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A), nu bonul de transfer intern (cod 14-3-3A), conform OMFP nr. 2634/2015.
- Dacă apar diferențe la recepție, se completează suplimentar Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR, cod 14-3-1A).
- Operațiunea rămâne un transfer intern de gestiune, fără venit și fără TVA colectată.