Cum se contabilizează schimbul unui produs cu alt produs într-un magazin online?
Un schimb nu este o singură operațiune și nici o simplă mutare de stoc. În contabilitate se înregistrează două operațiuni: returul produsului trimis inițial și vânzarea produsului trimis în locul lui. Diferența de preț, dacă există, se încasează sau se restituie separat.
De ce nu se face o compensare
OMFP 1802/2014, pct. 56 alin. (1) interzice orice compensare între active și datorii sau între venituri și cheltuieli. Alin. (2) cere ca toate creanțele și datoriile să fie înregistrate distinct, pe bază de documente justificative. Pentru schimbul de active, alin. (4) prevede explicit evidențierea distinctă a ieșirii și a intrării, cu toate veniturile și cheltuielile aferente.
Chiar dacă mărimea se schimbă și prețul rămâne același, stocul pe coduri de produs se modifică. Veniturile trebuie să reflecte ce s-a livrat efectiv.
Latura de TVA
Returul produsului inițial înseamnă o desființare totală sau parțială a vânzării. Codul fiscal art. 287 lit. b) permite reducerea bazei de impozitare în cazul refuzurilor sau al desființării contractului prin acord scris între părți. Art. 330 alin. (2) obligă furnizorul ca, în situațiile de la art. 287, să emită o factură cu valorile cu semnul minus și să o transmită beneficiarului.
Produsul trimis în loc este o livrare nouă. Se facturează cu cota de TVA aplicabilă la data noii livrări.
Înregistrările, pe un exemplu
Magazin online plătitor de TVA, cu evidența mărfurilor la cost de achiziție. Clientul a cumpărat o geacă la 242 lei cu TVA (200 lei + 42 lei TVA la 21%), cu cost de achiziție de 120 lei. Clientul o returnează și cere în schimb un model de 363 lei cu TVA (300 lei + 63 lei TVA), cu cost de 190 lei.
1. Returul primei geci (factură cu minus): - 4111 = 707 / 4427: −242 lei (−200 / −42); - 607 = 371: −120 lei, adică reintrarea în stoc a produsului returnat.
2. Vânzarea celui de-al doilea model (factură nouă): - 4111 = 707 / 4427: 363 lei (300 / 63); - 607 = 371: 190 lei.
3. Decontarea cu clientul. Pe contul 4111 rămâne de încasat 363 − 242 = 121 lei. Clientul plătește doar diferența: - 5121 (sau 5125, pentru plata prin procesator) = 4111: 121 lei.
Dacă produsul nou ar fi fost mai ieftin, soldul creditor al lui 4111 ar fi reprezentat suma de restituit clientului.
Greșeli frecvente
- Se trimite produsul nou fără factură, pe motiv că „prețul e același”. Stocul pe coduri nu mai corespunde, iar ieșirea noului produs nu are document.
- Se facturează doar diferența de preț. Asta încalcă pct. 56 din OMFP 1802/2014 și lasă nestornată factura inițială.
- Produsul returnat nu se reintroduce în stoc, deși a fost recepționat.
Pași practici
- Documentează returul: cererea clientului și recepția produsului returnat.
- Emite factura cu valori negative, cu trimitere la factura inițială.
- Emite factura pentru produsul nou.
- Încasează sau restituie diferența și închide soldul 4111.
- Verifică dacă stocul pe coduri de produs corespunde după ambele operațiuni.
De reținut
- Schimbul înseamnă două operațiuni: retur și vânzare nouă.
- Returul reduce baza de TVA prin factură cu minus (art. 287 lit. b), art. 330 alin. (2)).
- Diferența de preț se decontează separat, fără compensarea veniturilor.