Contractele „time and materials”: când se datorează TVA și când se recunoaște venitul

Într-un contract „time and materials” (T&M), clientul plătește orele efectiv lucrate, la un tarif orar, plus materialele consumate. Nu plătește un preț fix. Pentru TVA, documentul-cheie este raportul de lucru (timesheet-ul). La data emiterii lui, sau la data acceptării, dacă așa prevede contractul, se consideră prestat serviciul și ia naștere exigibilitatea TVA. Venitul contabil se recunoaște însă pe măsură ce serviciul este prestat.

TVA: regula decontărilor succesive

Codul fiscal art. 281 alin. (7) prevede că prestările de servicii „care determină decontări sau plăți succesive, cum sunt serviciile de construcții-montaj, consultanță, cercetare, expertiză și alte servicii similare, sunt considerate efectuate la data la care sunt emise situații de lucrări, rapoarte de lucru, alte documente similare pe baza cărora se stabilesc serviciile efectuate sau, după caz, în funcție de prevederile contractuale, la data acceptării acestora de către beneficiari”.

Un contract T&M de consultanță, dezvoltare software sau mentenanță intră în această regulă, pentru că serviciul se stabilește periodic, pe baza orelor raportate. Exigibilitatea intervine la data faptului generator (Codul fiscal art. 282 alin. (1)). Există două excepții: factura emisă înainte de faptul generator și avansul încasat (art. 282 alin. (2) lit. a) și b)).

Termenul de facturare

Factura se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a luat naștere faptul generator (Codul fiscal art. 319 alin. (16)). Dacă raportul de lucru pe luna martie se emite pe 31 martie, factura trebuie emisă până pe 15 aprilie. TVA se declară însă în perioada fiscală din martie.

Materialele refacturate

Baza de impozitare cuprinde „tot ceea ce constituie contrapartida obținută sau care urmează a fi obținută” de prestator (Codul fiscal art. 286 alin. (1) lit. a)). Materialele decontate clientului în cadrul serviciului intră, așadar, în baza serviciului și se taxează cu cota standard de 21% (Codul fiscal art. 291 alin. (1)), dacă serviciul este taxabil.

Venitul contabil

Potrivit OMFP 1802/2014, pct. 446 alin. (1), „veniturile din prestări de servicii se înregistrează în contabilitate pe măsura efectuării acestora”. Alin. (2) arată că stadiul de execuție se determină pe baza situațiilor de lucrări, proceselor-verbale de recepție „sau alte documente care atestă stadiul realizării și recepția serviciilor prestate”.

Pentru orele lucrate, dar nefacturate la închiderea lunii, se folosește contul 418 „Clienți - facturi de întocmit”. În el se înregistrează serviciile prestate pentru care nu s-au întocmit facturi.

Exemplu

O firmă IT lucrează în decembrie 120 de ore la 200 lei/oră și folosește licențe de test refacturabile de 1.000 lei. Contractul prevede că raportul de lucru produce efecte la acceptarea lui de către client. Clientul îl acceptă pe 8 ianuarie.

• Venitul de 25.000 lei (24.000 lei ore + 1.000 lei materiale) se recunoaște în decembrie, prin contul 418, pentru că serviciul a fost prestat în decembrie.
• Faptul generator de TVA este 8 ianuarie, data acceptării. TVA de 21%, adică 5.250 lei, se declară în decontul pe ianuarie.
• Factura se emite cel târziu pe 15 februarie.

Dacă nu există clauza de acceptare, faptul generator este data emiterii raportului de lucru.

Pași practici pentru contabil

1. Citiți contractul: TVA se leagă de emiterea raportului de lucru sau de acceptarea lui?
2. Cereți lunar raportul de lucru semnat și păstrați dovada datei de acceptare.
3. La închiderea lunii, înregistrați orele lucrate și nefacturate în contul 418.
4. Urmăriți avansurile: un avans încasat înainte de raportul de lucru face TVA exigibilă la încasare.

De reținut

• În contractele T&M, TVA se leagă de raportul de lucru (Codul fiscal art. 281 alin. (7)).
• Clauza de acceptare mută faptul generator la data acceptării de către client.
• Venitul contabil urmează prestarea efectivă, nu data facturii (OMFP 1802/2014, pct. 446).

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții