Cum se corectează o rezervare facturată de două ori într-un hotel?
Se întâmplă frecvent în unitățile de cazare, mai ales atunci când rezervarea vine printr-un canal online și e reconfirmată manual de recepție: aceeași ședere ajunge facturată de două ori. Codul fiscal are o procedură exactă pentru astfel de erori, iar corectarea corectă nu înseamnă ștergerea facturii, ci emiterea unui document care o anulează.
Temeiul legal
„(1) Corectarea informațiilor înscrise în facturi sau în alte documente care țin loc de factură se efectuează astfel: a) în cazul în care factura nu a fost transmisă către beneficiar, aceasta se anulează și se emite o nouă factură; [...] b) în cazul în care factura a fost transmisă beneficiarului, fie se emite o nouă factură care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte, fie se emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate." — Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, art. 330 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
- Dacă factura duplicat nu a fost încă transmisă clientului, cea mai simplă soluție e anularea ei directă și emiterea uneia noi corecte.
- Dacă factura duplicat a fost deja transmisă (trimisă pe e-mail, încărcată în e-Factura etc.), corectarea se face fie printr-o factură de stornare (cu valorile facturii greșite trecute cu semnul minus, referind explicit numărul și data facturii corectate), fie printr-o pereche de facturi: una de stornare și una nouă, corectă.
- În ambele cazuri, factura de stornare trebuie să facă trimitere clară la numărul și data facturii pe care o corectează — altfel corecția nu poate fi urmărită la un control.
Ce se greșește în practică
- Se șterge pur și simplu factura duplicat din sistemul de gestiune, fără emiterea unei facturi de stornare, mai ales atunci când plata încă nu a fost încasată.
- Se emite doar o „notă de credit" internă, fără caracteristicile unei facturi conform art. 330 (referință explicită la numărul și data facturii corectate), ceea ce nu are valoare fiscală de corecție.
- Se corectează eroarea doar în evidența rezervărilor hotelului (PMS-ul de recepție), fără să se reflecte și în contabilitate și în raportarea TVA a perioadei respective.
Ce face iConta.eu
Din verificarea codului sursă, iConta.eu nu are un modul specific pentru gestiunea rezervărilor hoteliere sau pentru integrarea cu un sistem de recepție (PMS) — nu a fost găsită nicio funcționalitate legată de cazare sau rezervări. Corectarea unei facturi emise greșit (indiferent de industrie) se face prin mecanismele generale de facturare ale aplicației, urmând procedura de stornare descrisă mai sus.