Cum corectez casa negativă în contabilitate?
Un sold de casă negativ e imposibil în realitate — nu poți plăti mai mulți bani cash decât ai fizic în casierie. Dacă apare în contabilitate, e întotdeauna semnul unei erori de înregistrare, nu o stare economică reală de corectat prin altă metodă decât găsirea și remedierea erorii.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-4-7A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
„Erorile din perioadele anterioare sunt omisiuni și declarații eronate cuprinse în situațiile financiare ale entității [...] Astfel de erori includ efectele greșelilor matematice, greșelilor de aplicare a politicilor contabile, ignorării sau interpretării greșite a evenimentelor și fraudelor." — OMFP 1802/2014, pct. 66 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Pașii de corectare, în ordine:
- Localizarea cauzei — de regulă, o plată în numerar înregistrată fără document justificativ prealabil suficient în casă (o cheltuială introdusă înainte de încasarea corespunzătoare) sau o încasare omisă/înregistrată cu întârziere.
- Verificarea cronologică a Registrului de casă, zi cu zi, pentru a identifica exact ziua în care soldul a devenit negativ — de acolo încolo, orice sold ulterior e „contaminat" de aceeași eroare.
- Corectarea prin stornare a operațiunii greșite (dacă e din exercițiul curent, pe seama contului de profit și pierdere) sau, dacă privește un exercițiu financiar închis, pe seama rezultatului reportat (contul 1174), conform regulilor de corectare a erorilor contabile.
- Alternativ, dacă eroarea reală e o încasare neînregistrată (aport al asociatului, sumă depusă și necontabilizată), se completează operațiunea lipsă, nu se „forțează" soldul printr-o notă artificială.
Ce se greșește în practică
- Se „corectează" soldul negativ printr-un aport fictiv al asociatului, fără documentul justificativ real (chitanță de depunere, decizie de aport) — asta rezolvă aparența în balanță, dar nu documentează operațiunea reală care a produs eroarea.
- Se lasă soldul negativ „să se regularizeze singur" la o încasare viitoare, fără a găsi și corecta eroarea inițială — soldul negativ nu dispare contabil decât prin corectarea cauzei, oricât timp trece.
- Se tratează corectarea ca pe o simplă rescriere a Registrului de casă, fără să se respecte principiul necompensării și regula corectării erorilor (stornare documentată, nu editare retroactivă a înregistrărilor).
Ce face iConta.eu
iConta.eu calculează soldul de casă zilnic din operațiunile introduse și poate semnala un sold negativ ca stare anormală, dar nu identifică automat cauza erorii de înregistrare — găsirea operațiunii care a produs soldul negativ și corectarea ei (stornare sau completare a unei operațiuni lipsă) rămân un demers manual al contabilului.