Cum corectez combustibilul înregistrat fără documente suficiente?
Combustibilul înregistrat ca deductibil integral, fără documente care să justifice utilizarea exclusivă a vehiculului în scopul activității economice, nu e o simplă chestiune de completare ulterioară a dosarului — Codul fiscal pornește de la premisa opusă: 50% din cheltuială e nedeductibilă, cu excepții limitate, expres enumerate.
Temeiul legal
„50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii: 1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat; 2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții [...]" — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 25 alin. (3) lit. l) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Regula de bază, aplicată la combustibil ca și la restul cheltuielilor aferente vehiculului:
- Regula generală: 50% nedeductibil. Cheltuiala cu combustibilul pentru un vehicul de sub 3.500 kg și maximum 9 locuri, care nu e utilizat exclusiv în scopul activității economice, e deductibilă doar în proporție de 50%.
- Deducerea integrală e excepția, condiționată de încadrarea vehiculului într-una din categoriile expres enumerate la lit. l) — servicii de urgență, pază și protecție, curierat, agenți de vânzări/achiziții și altele prevăzute în continuarea textului — și, oricum, de dovada documentară a acestei încadrări.
- Fără documente care să justifice utilizarea exclusivă sau încadrarea într-o categorie exceptată, cheltuiala rămâne, implicit, sub incidența limitării de 50% — nu există o cale legală de a susține deducerea integrală doar prin afirmație, fără foaie de parcurs, contract sau altă evidență a utilizării vehiculului.
Corectarea unei înregistrări greșite (dedusă integral, fără documente suficiente) înseamnă, practic, revenirea la limita de 50% deductibil pentru perioada respectivă — o ajustare a rezultatului fiscal declarat, cu efect asupra impozitului pe profit calculat pentru acea perioadă, și, dacă declarația a fost deja depusă, o eventuală declarație rectificativă.
Ce se greșește în practică
- Se deduce integral combustibilul „din prudență" sau din lipsă de timp pentru completarea foii de parcurs, presupunând că justificarea se poate face ulterior, la un eventual control — documentul trebuie să existe la momentul înregistrării, nu reconstituit după aceea.
- Se încadrează greșit vehiculul într-una din categoriile exceptate (de exemplu „agent de vânzări") fără ca activitatea reală a angajatului sau utilizarea vehiculului să corespundă efectiv acelei categorii.
- Se aplică limita de 50% doar la combustibil, uitând că regula de la art. 25 alin. (3) lit. l) vizează „cheltuielile aferente vehiculelor" în ansamblu — întreținere, reparații, asigurare, chirie — nu doar carburantul.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, nu am putut confirma din codul aplicației o funcție care să aplice automat limita de 50% pentru cheltuielile cu combustibilul în funcție de categoria vehiculului sau de existența documentelor justificative. Aplicația înregistrează cheltuiala pe baza documentelor introduse de contabil; verificarea încadrării vehiculului și aplicarea limitării de deductibilitate rămân o evaluare manuală.