Cum corectez o factură înregistrată pe furnizorul greșit?
Furnizorul greșit pe o factură primită înseamnă, de regulă, că documentul a fost legat în sistem de altă firmă decât cea care l-a emis efectiv. Câmpul „furnizor" nu se editează pe o factură deja introdusă — corecția urmează aceeași regulă generală de stare (fără/cu notă contabilă), cu o particularitate importantă pentru facturile primite.
Temeiul legal
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)
„Înregistrarea stornării unei operațiuni contabile aferente exercițiului financiar curent se efectuează fie prin corectarea cu semnul minus a operațiunii inițiale (stornare în roșu), fie prin înregistrarea inversă a acesteia (stornare în negru), în funcție de politica contabilă și programele informatice utilizate." — OMFP 1802/2014, Anexa 1 – Reglementări contabile, pct. 69
Documentul justificativ e legat de identitatea reală a furnizorului care l-a emis — dacă în sistem a fost atribuit altcuiva, consemnarea nu corespunde operațiunii reale, deci trebuie corectată, nu doar „reetichetată".
Cum corectez în iConta.eu
- Factura nu are încă notă contabilă → se șterge și se reintroduce pe furnizorul corect. Simplu, fără urme ale greșelii.
- Factura are notă contabilă (a fost deja contată) → ștergerea e refuzată explicit („Factura are notă contabilă și nu se mai șterge... Corecția unei facturi contabilizate se face prin STORNO"). Aici intervine particularitatea: funcția de stornare automată a facturii (
storneaza), care generează un document nou cu liniile negate, e verificată în cod doar pentru facturile emise — pentru o factură primită, apelul respectiv nu se aplică. - Pentru o factură primită deja contată, cu furnizor greșit, corecția se face la nivelul notei contabile: dacă nota e încă ciornă, contul analitic al furnizorului se corectează direct în notă (editare de linii); dacă nota e deja validată, corecția se face printr-o notă nouă de stornare (semn minus pe furnizorul greșit, apoi înregistrare corectă pe furnizorul real), conform aceluiași principiu din pct. 69.
- Perioada contabilă închisă blochează la fel editarea ciornei, ștergerea sau validarea — indiferent de stadiul corecției.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că „stornarea de factură" (butonul dedicat) funcționează la fel pentru facturi primite ca pentru cele emise — codul verificat arată explicit că funcția se aplică doar facturilor emise.
- Se lasă factura legată de furnizorul greșit „ca să nu se piardă istoricul", deși evidența economică a operațiunii reale (cu furnizorul adevărat) rămâne incompletă.
- Se editează contul din nota de contare fără să se verifice mai întâi dacă nota e încă ciornă — dacă e deja validată, editarea directă e refuzată de aplicație.
Ce face iConta.eu
O factură primită atribuită greșit unui furnizor nu se editează. Fără notă contabilă, se șterge și se reintroduce corect. Cu notă contabilă, aplicația refuză ștergerea și impune corecția prin stornare — la nivel de factură emisă prin funcția dedicată, sau la nivel de notă contabilă (cont analitic corectat direct în ciornă, ori printr-o notă de stornare dacă a fost deja validată) pentru facturile primite.