Cum corectez o notă contabilă introdusă greșit?
Regula de aur a notelor contabile din iConta.eu e simplă și fără excepții: cât timp o notă e ciornă, se corectează liber; odată validată, se închide definitiv. Nu există în aplicație o funcție care să „devalideze" o notă și să o readucă la ciornă.
Temeiul legal
„În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora." — OMFP 2634/2015, pct. 16
„Înregistrarea stornării unei operațiuni contabile aferente exercițiului financiar curent se efectuează fie prin corectarea cu semnul minus a operațiunii inițiale (stornare în roșu), fie prin înregistrarea inversă a acesteia (stornare în negru), în funcție de politica contabilă și programele informatice utilizate." — OMFP 1802/2014, Anexa 1 – Reglementări contabile, pct. 69
„Prelucrarea" din text corespunde, în aplicație, momentului validării: până atunci, nota e un draft modificabil; după, e o înregistrare definitivă în Registrul-jurnal, corectabilă doar prin document nou.
Cum corectez în iConta.eu
- Nota e ciornă → se editează liber: descriere, dată, conturi, sume pe linii. Condițiile rămân aceleași ca la creare — cel puțin o linie, debit și credit completate, conturi existente în planul firmei, sumă strict pozitivă pe fiecare linie.
- Nota e validată → orice încercare de editare sau ștergere e refuzată de aplicație, cu mesajele exacte „doar ciornele se pot edita" / „doar ciornele se pot șterge". Singura corecție posibilă e o notă nouă, cu sumele/sensul inversat (stornare), pe principiul pct. 69 de mai sus.
- Perioada contabilă contează separat de statutul notei: chiar și o notă-ciornă nu se poate edita, șterge sau valida dacă luna ei e închisă administrativ — aplicația refuză cu „Perioada e blocată (luna închisă). Cere-i administratorului cabinetului să o redeschidă sau înregistrează în luna curentă."
- Dacă nota e chiar evidența contabilă a unei facturi (nota de contare), ea nu se poate „dezlega" de factură ca și cum ar fi o plată greșit atașată — aplicația refuză explicit acest tip de operație pentru notele de contare, cu mesajul „Nota E chiar evidența contabilă a facturii, nu o plată. [...] Dacă factura trebuie corectată, se stornează." Corecția trece atunci prin stornarea facturii, nu prin desfacerea notei.
Ce se greșește în practică
- Se încearcă modificarea unei note deja validate, așteptând ca aplicația să o permită — validarea e ireversibilă în cod, nu există buton de „revenire la ciornă".
- Se confundă „dezlegarea" unei note (utilă pentru o plată legată greșit de o factură) cu corectarea unei note de contare — pentru nota de contare, dezlegarea e refuzată explicit, corecția fiind exclusiv prin stornarea facturii.
- Se ignoră poarta de perioadă: chiar dacă nota e ciornă, dacă luna ei a fost închisă între timp, corecția rămâne blocată până la redeschiderea perioadei sau până se lucrează în luna curentă.
Ce face iConta.eu
O notă contabilă se corectează liber cât e ciornă — descriere, conturi, sume, dată — direct din Registrul jurnal. Odată validată, devine imutabilă: nu există în aplicație o funcție de „devalidare", iar orice corecție ulterioară se face printr-o notă nouă de stornare. Perioada contabilă închisă blochează ambele tipuri de operații, indiferent de statutul notei.