Cum corectez o compensare contabilă?
O compensare greșită se corectează prin stornarea înregistrării 401 = 411, fie integral, fie pentru diferență, la data constatării erorii. Mai întâi stabilești tipul erorii. Poate fi o eroare de înregistrare, iar compensarea este valabilă dar a fost contabilizată greșit. Poate fi și o compensare care nu trebuia făcută, pentru că nu erau îndeplinite condițiile legale.
Compensarea era valabilă juridic?
Codul civil, art. 1617 alin. (1), prevede că se compensează numai datoriile certe, lichide și exigibile, cu obiect sume de bani sau bunuri fungibile de aceeași natură. Compensarea stinge datoriile doar până la concurența celei mai mici dintre ele (art. 1616). Compensarea este exclusă în cazurile de la art. 1618 și nu poate fi opusă în detrimentul drepturilor dobândite de un terț, de exemplu în caz de poprire (art. 1622).
Exemple de compensări care nu produc efecte:
- factura clientului era contestată sau nu ajunsese la scadență;
- s-a compensat o sumă mai mare decât datoria mai mică;
- creanța fusese deja cesionată, iar cesiunea fusese acceptată (art. 1623).
În aceste situații, datoriile nu s-au stins. Înregistrarea contabilă trebuie anulată, iar soldurile 401 și 411 revin la valoarea dinainte.
Cum se face corectarea
Corectarea erorilor se face la data constatării lor (OMFP 1802/2014, pct. 65 alin. (2)). În exercițiul curent, stornarea se face în roșu (cu minus) sau în negru (înregistrare inversă), după politica contabilă (pct. 69).
Exemplu: firma îi datorează partenerului X 11.000 lei (401), iar X îi datorează firmei 20.000 lei (4111). S-au compensat din greșeală 15.000 lei, deși se puteau compensa cel mult 11.000 lei.
- stornare parțială în roșu, pentru diferență: 401 = 4111 cu -4.000 lei;
- după corectare, 401 are sold zero, nu sold debitor de 4.000 lei, iar 4111 are sold de 9.000 lei, nu de 5.000 lei.
Dacă s-a greșit partenerul, stornezi integral compensarea înregistrată la partenerul greșit și o înregistrezi la cel corect.
Documentul justificativ
Corectarea contabilă are nevoie de un document. Se întocmește un proces-verbal de compensare rectificat sau o notă de anulare, semnate de ambele părți. Nota contabilă de stornare trebuie să trimită la acest document. Pentru documentele pe hârtie, corecturile se fac prin tăierea cu o linie a cifrei greșite și scrierea celei corecte, cu semnătură și dată (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 14). În sistemele informatice, corecturile se fac numai înainte de prelucrare, iar după prelucrare se fac prin documente de corecție (pct. 16).
Efectul asupra TVA la încasare
În sistemul TVA la încasare, compensarea înseamnă încasare, respectiv plată, la data stingerii datoriilor (HG 1/2016, pct. 26 alin. (7) și (9)). Dacă cel puțin una dintre părți nu este persoană juridică, data este cea a semnării procesului-verbal de compensare. Dacă stornezi o compensare, stornezi și exigibilitatea sau deducerea generate de ea. Taxa trece înapoi pe 4428 pentru suma necompensată, iar decontul perioadei se corectează.
Compensarea din anul precedent
Înregistrarea 401 = 411 nu afectează contul de profit și pierdere, așa că nu apare nicio sumă pe 1174. Se corectează doar soldurile, la data constatării. Dacă eroarea a denaturat semnificativ bilanțul anului trecut, prezinți informații despre ea în notele explicative (OMFP 1802/2014, pct. 68 alin. (3)).
De reținut
- Verifici întâi dacă datoriile erau certe, lichide și exigibile. Dacă nu erau, compensarea nu a produs efecte.
- Compensarea stinge datoriile doar până la valoarea celei mai mici.
- Corectarea se face prin stornare, la data constatării, pe baza unui document semnat de ambele părți.
- La TVA la încasare, corecția compensării schimbă și data exigibilității sau deducerii.