Când costurile de dezvoltare software pot fi capitalizate
Nu orice cheltuială cu dezvoltarea unui program informatic propriu devine automat activ. Reglementările contabile disting explicit faza de cercetare (întotdeauna cheltuială) de faza de dezvoltare (capitalizabilă doar dacă sunt îndeplinite cumulativ șase condiții) — iar programele informatice create de entitate sunt tratate expres ca imobilizări necorporale, alături de rețete, formule sau prototipuri.
Temeiul legal
„165. - (1) Nicio imobilizare necorporală provenită din cercetare (sau din faza de cercetare a unui proiect intern) nu trebuie recunoscută. Costurile de cercetare (sau cele din faza de cercetare a unui proiect intern) trebuie recunoscute drept cheltuială atunci când sunt suportate. [...] 167. - (1) O imobilizare necorporală provenită din dezvoltare (sau din faza de dezvoltare a unui proiect intern) trebuie recunoscută dacă, și numai dacă, o entitate poate demonstra toate elementele de mai jos: a) fezabilitatea tehnică necesară finalizării imobilizării necorporale, astfel încât aceasta să fie disponibilă pentru utilizare sau vânzare; b) intenția sa de a finaliza imobilizarea necorporală și de a o utiliza sau de a o vinde; c) capacitatea sa de a utiliza sau de a vinde imobilizarea necorporală; d) modul în care imobilizarea necorporală va genera beneficii economice viitoare probabile [...]; e) disponibilitatea unor resurse tehnice, financiare și de altă natură, adecvate pentru finalizarea dezvoltării imobilizării necorporale și pentru utilizarea sau vânzarea acesteia; f) capacitatea sa de a evalua fiabil costurile atribuibile imobilizării necorporale în cursul dezvoltării sale." — OMFP nr. 1.802/2014, pct. 165 și pct. 167 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
- Faza de cercetare e întotdeauna cheltuială — nicio imobilizare necorporală nu poate fi recunoscută din costuri de cercetare, indiferent de rezultatul așteptat.
- Faza de dezvoltare devine activ doar dacă toate cele șase condiții sunt îndeplinite cumulativ — nu e suficient ca proiectul să pară promițător; trebuie demonstrate fezabilitatea tehnică, intenția și capacitatea de finalizare/utilizare/vânzare, beneficiile economice viitoare, resursele disponibile și capacitatea de a evalua fiabil costurile.
- Programele informatice create de entitate se înregistrează explicit ca imobilizări necorporale la categoria "Avansuri și alte imobilizări necorporale" (pct. 186 alin. (1)), alături de rețete, formule, modele, proiecte și prototipuri create intern.
- Costurile deja recunoscute drept cheltuială nu se recapitalizează ulterior (pct. 172) — dacă la momentul suportării nu erau îndeplinite condițiile de recunoaștere, ele rămân definitiv cheltuială, chiar dacă proiectul avansează ulterior.
Ce se greșește în practică
- Se capitalizează întreg bugetul unui proiect software, inclusiv fazele incipiente de cercetare/explorare a fezabilității, deși acestea trebuie recunoscute drept cheltuială conform pct. 165.
- Se capitalizează retroactiv costuri deja înregistrate drept cheltuială în perioadele anterioare, contrar interdicției exprese de la pct. 172.
- Se tratează drept imobilizare necorporală cheltuiala cu mărcile, listele de clienți sau alte elemente generate intern în legătură cu dezvoltarea, deși pct. 169 le exclude explicit din categoria activelor recunoscute.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are un modul dedicat de urmărire a proiectelor de dezvoltare internă (faza de cercetare vs. faza de dezvoltare) și nu decide automat dacă o cheltuială introdusă trebuie recunoscută drept cheltuială curentă sau capitalizată ca imobilizare necorporală — clasificarea, pe baza criteriilor de la pct. 167, rămâne o evaluare a contabilului la momentul înregistrării.