D406 Active la microîntreprinderi: ce corelează contabilul cu registrul de imobilizări
Secțiunea Active din SAF-T e cea mai des uitată, din două motive: se depune o singură dată pe an, iar termenul nu coincide cu niciun alt termen din rutina lunară.
Iar spre deosebire de restul declarației, nu beneficiază de perioadă de grație.
Termenul
Conform Anexei nr. 4 la OPANAF nr. 1783/2021, data-limită de transmitere a D406 e:
- ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare — lună sau trimestru — pentru alte informații decât cele privind secțiunile Stocuri și Active;
- la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar, pentru secțiunea Active;
- la termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile de la solicitare, pentru secțiunea Stocuri.
Deci Active urmează calendarul situațiilor financiare, nu pe cel al declarațiilor de TVA.
Informațiile privind activele se întocmesc la nivelul anului financiar și se transmit printr-o singură depunere.
Se poate depune independent
Un punct util, prevăzut expres în ghidul ANAF: declarația D406 pentru Active se poate depune ca declarație independentă. Nu e necesară introducerea tuturor secțiunilor și subsecțiunilor unei D406 complete, ci doar a zonelor indicate ca obligatorii pentru transmiterea informațiilor despre active.
Cine depune
Obligația nu se limitează la firmele mari sau la plătitorii de TVA. O microîntreprindere neplătitoare de TVA care deține imobilizări are aceeași obligație de raportare anuală a activelor.
Întrebarea care circulă constant: o firmă fără mijloace fixe și fără imobilizări necorporale mai depune? Situația trebuie verificată pe cazul concret, dar principiul general al SAF-T e că lipsa elementelor se declară, nu se subînțelege prin absența depunerii. Ca la orice declarație informativă, neîndeplinirea obligației se sancționează, iar absența activelor nu e, în sine, o scutire de raportare.
De ce nu apar toate imobilizările în fișier
E cea mai frecventă nelămurire practică, formulată de obicei așa: sumele din registrul de imobilizări sunt egale cu cele din balanță și cu situațiile financiare, dar la generarea SAF-T Active nu apar toate imobilizările.
Secțiunea Assets e nomenclatorul activelor deținute de societate în perioada de raportare și trebuie să includă toate imobilizările existente în evidență. Valorile raportate trebuie să poată fi corelate cu balanța contabilă și cu situațiile financiare.
Dacă lipsesc imobilizări, cauza e aproape întotdeauna în program, nu în lege. Verificați:
- imobilizările complet amortizate, dar încă în patrimoniu — unele configurații le exclud din export;
- imobilizările necorporale, tratate separat de cele corporale în unele programe;
- imobilizările în curs de execuție;
- activele ieșite în cursul anului — trebuie raportate pentru perioada în care au fost deținute;
- filtrul de perioadă din ecranul de generare.
Cheia de verificare
Corelarea cu registrul de imobilizări și cu valorile din situațiile financiare e cheia de verificare a corectitudinii declarației.
Concret, înainte de depunere confruntați:
- numărul de poziții din fișier față de numărul de imobilizări din registru;
- valoarea de intrare totală din fișier față de soldurile conturilor de imobilizări din balanță;
- amortizarea cumulată din fișier față de conturile de amortizare;
- valoarea rămasă față de situațiile financiare.
Diferența pe oricare dintre cele patru înseamnă că fișierul nu reflectă evidența.
Ce trebuie să conțină, pe fiecare activ
Ținta e consistența între contabilitate și registrul de imobilizări pe toate elementele: identificatorul de inventar, contul analitic, valoarea de intrare, amortizarea, metoda de amortizare, reevaluările și ieșirile.
Atenție specială la metoda de amortizare: fișierul raportează metoda aplicată efectiv. Dacă programul calculează liniar dar activul e pe metodă degresivă sau accelerată, eticheta din SAF-T va fi în contradicție cu cifrele raportate.
Verificarea merită făcută pe un activ real, nu presupusă: alegeți un mijloc fix cu metodă diferită de liniar și confruntați metoda declarată cu amortizarea calculată.
Secțiunea Stocuri, pentru comparație
Se transmite doar la solicitarea expresă a ANAF, cu termen stabilit de organul fiscal, minimum 30 de zile de la solicitare. Nu se raportează proactiv.
Consecința practică pentru firmele cu retail, producție sau depozite: trebuie să puteți produce rapid datele — produse, unități de măsură, depozite, mișcări, metode de evaluare — fără reconstituiri manuale. Termenul de 30 de zile pare generos până când datele nu există într-o formă exportabilă.
Două capcane clasice
Amânarea, pentru că „nu e lunar". Fiind anuală, secțiunea Active cade între rutine și e descoperită în ultima săptămână.
Presupunerea că există grație. Nu există. Sancțiunile se aplică de la prima neconformitate.
Ce câștigă cine depune corect
Un aspect din ghidul ANAF, rar menționat: contribuabilii care nu transmit declarația informativă D406 nu beneficiază de tratamentul procedural simplificat al verificărilor fiscale documentare, de la distanță, pe baza informațiilor financiar-contabile detaliate transmise prin declarație.
Cu alte cuvinte, depunerea corectă poate însemna verificări de la distanță, în locul unui control la sediu.
Temeiul legal
- OPANAF nr. 1783/2021 — natura informațiilor, modelul de raportare, procedura, condițiile și termenele de transmitere; Anexa nr. 4 pentru termene;
- Codul de procedură fiscală, art. 337¹ — contravenții pentru nedepunere sau depunere incorectă ori incompletă;
- Ghidul contribuabilului pentru pregătirea și depunerea D406, publicat de ANAF — secțiunea 9.2 pentru modul de raportare al câmpurilor din Active.
De reținut
Secțiunea Active nu e o formalitate anexă — e reflectarea în format standardizat a registrului de imobilizări, iar ANAF o poate confrunta direct cu situațiile financiare depuse.
Verificarea utilă e simplă și se face în zece minute: patru totaluri comparate între fișier, registru și balanță. Dacă nu coincid, fișierul e greșit, indiferent ce spune validatorul de structură.