Cum împuternicesc contabilul să folosească SPV-ul firmei?
Împuternicirea contabilului pentru SPV nu se face din iConta.eu, ci din aplicația ANAF, urmând o procedură cu pași și termene clar definite. Rolul iConta.eu intervine abia după ce dreptul e recunoscut de ANAF pe certificatul contabilului.
Temeiul legal
„Utilizarea SPV prin împuternicit sau prin reprezentantul desemnat este posibilă dacă îndeplinește, cumulativ, următoarele condiții: a) împuternicirea sau mandatul de reprezentare este generală/general pentru toate operațiunile din SPV; b) împuternicirea sau mandatul de reprezentare conține acordul cu privire la accesul la informațiile referitoare la istoricul acțiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate; c) sunt acceptați termenii și condițiile de utilizare a SPV." — OMFP nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță, art. 15 alin. (9)
Cele trei condiții sunt cumulative — dacă lipsește oricare, cererea de împuternicire se respinge. Cea mai frecventă capcană: o împuternicire scrisă „doar pentru depunerea declarațiilor" sau „doar pentru e-Factura" nu îndeplinește condiția de generalitate cerută la lit. a).
Pașii procedurii
- Cererea de înregistrare se depune prin aplicația informatică dedicată din SPV, cu calitatea de „împuternicit" (art. 16). Cererea trebuie să conțină datele de identificare ale persoanei reprezentate (firma) și ale împuternicitului (contabilul), calitatea acestuia, un număr de telefon mobil valid și acceptul termenilor și condițiilor.
- Verificarea automată sau la ghișeu (art. 17): dacă datele se pot verifica automat, cererea se aprobă direct în sistem. Dacă nu, aprobarea se face la ghișeu — reprezentantul sau împuternicitul se prezintă la un organ fiscal ANAF (pentru documente în formă autentică) sau la organul fiscal competent (pentru documente neautentice), cu actul de identitate și documentul de împuternicire, în original sau copie legalizată. Verificarea se face prin compararea semnăturii olografe cu cea din dosarul fiscal.
- Termenele legale: 5 zile lucrătoare de la prezentare, pentru documente neautentice; 2 zile lucrătoare de la înregistrare/prezentare, pentru documente autentice.
- Comunicarea rezultatului: aprobarea sau respingerea se comunică prin SPV atât solicitantului, cât și persoanei reprezentate, dacă e cazul.
- Revocarea, la nevoie, se face tot prin cerere în aplicația SPV, cu datele de identificare ale persoanei revocate și calitatea acesteia (art. 18-19).
Ce se greșește în practică
- Se scrie o împuternicire limitată la un singur tip de operațiune (de exemplu doar „e-Factura"), fără să se știe că legea cere caracter general — o astfel de cerere se respinge conform art. 17 alin. (5).
- Se omite acordul explicit de acces la istoricul acțiunilor anterioare ale firmei (condiția de la art. 15 alin. 9 lit. b) — fără acest acord, condițiile cumulative nu sunt îndeplinite.
- Se așteaptă ca aplicația de contabilitate (inclusiv iConta.eu) să poată „iniția" sau „finaliza" ea însăși împuternicirea — procedura se desfășoară exclusiv în aplicația ANAF, nu într-un instrument terț.
Ce face iConta.eu
Împuternicirea propriu-zisă nu are legătură cu iConta.eu — este o procedură ANAF, prin aplicația SPV, cu certificatul calificat al contabilului. Ce face iConta.eu este pasul următor, tehnic: odată ce dreptul e recunoscut de ANAF, contabilul autorizează conexiunea SPV din aplicație (o singură dată, per cabinet), iar iConta.eu poate apoi verifica automat, per firmă, dacă dreptul chiar există — verificarea se face empiric, prin interogarea directă a ANAF, nu printr-o presupunere internă.