Ce declarație semnează administratorul la finalul inspecției fiscale?
La finalul inspecției fiscale, administratorul sau împuternicitul legal semnează o declarație pe propria răspundere. Declarația are trei puncte: că a pus la dispoziție toate documentele și informațiile solicitate, că documentele i-au fost restituite, cu excepția celor ridicate prin proces-verbal, și alte aspecte pe care vrea să le declare. Obligația vine din Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), iar formularul e aprobat prin OPANAF 3711/2015.
Declarația pare o formalitate de închidere, dar se dă „sub sancțiunea faptei de fals în declarații". Ce semnează administratorul la acest punct contează mai târziu, în contestație: o firmă care a declarat că a predat tot greu mai poate susține că un document relevant nu i-a fost cerut sau nu a fost analizat.
Temeiul legal
„La finalizarea inspecției fiscale, contribuabilul/plătitorul este obligat să dea o declarație scrisă, pe propria răspundere, din care să rezulte că au fost puse la dispoziție toate documentele și informațiile solicitate pentru inspecția fiscală. în declarație se menționează și faptul că au fost restituite toate documentele solicitate și puse la dispoziție de contribuabil/plătitor." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 118 alin. (7) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„1. - am pus la dispoziția organelor de inspecție fiscală toate documentele și informațiile solicitate pentru desfășurarea inspecției fiscale și răspund de exactitatea, realitatea și legalitatea acestora; ... 2. - documentele puse la dispoziția organelor de inspecție fiscală au fost restituite în totalitate la finalizarea inspecției fiscale, cu excepția celor pentru care s-a întocmit proces-verbal de ridicare de înscrisuri. ... 3. Alte aspecte de declarat:" — OPANAF 3711/2015, Anexa nr. 8.a (sursă: anaf_surse/ordin_3711_2015.html)
„Persoana care dă această declarație poate accepta sau nu elementele din declarație care sunt prevăzute la pct. 1-2. La pct. 3 poate declara orice alte aspecte în legătură cu obiectul inspecției fiscale." — OPANAF 3711/2015, Anexa nr. 8.b (sursă: anaf_surse/ordin_3711_2015.html)
Ce înseamnă fiecare punct:
- Pct. 1: documentele și răspunderea pentru ele. Administratorul declară că a predat tot ce s-a cerut și că răspunde de exactitatea, realitatea și legalitatea documentelor. Formularul se semnează „sub sancțiunea faptei de fals în declarații".
- Pct. 2: restituirea. Se declară că documentele au revenit firmei, cu excepția celor ridicate prin proces-verbal. Organul fiscal poate reține documente cel mult 30 de zile, iar în cazuri excepționale perioada poate fi prelungită cu cel mult 90 de zile (art. 64 alin. (3)). Dovada reținerii este actul întocmit de organul fiscal, semnat de ambele părți (art. 64 alin. (4)).
- Elementele de la pct. 1 și 2 nu sunt obligatoriu de acceptat. Instrucțiunile din Anexa 8.b spun expres că persoana „poate accepta sau nu" aceste elemente. Dacă un document nu a fost restituit sau o informație nu a fost cerută, situația se consemnează, nu se semnează peste ea.
- Pct. 3: orice alt aspect. Aici administratorul poate nota, de exemplu, documente predate și neanalizate, explicații depuse în timpul controlului sau obiecții față de modul de desfășurare a inspecției.
- Două exemplare. Unul se anexează la raportul de inspecție fiscală, celălalt rămâne la firmă (Anexa 8.b). Exemplarul firmei se păstrează: este dovada a ceea ce s-a declarat.
- Cine semnează. Administratorul sau împuternicitul legal al societății (Anexa 8.b).
La inspecția fiscală a SC Exemplu SRL, firma a predat 14 bibliorafturi. Echipa a ridicat 2 bibliorafturi cu facturi de achiziție, prin proces-verbal de ridicare de înscrisuri. La final, administratorul primește înapoi 12 bibliorafturi.
- La pct. 2 se consemnează excepția: 2 bibliorafturi reținute prin procesul-verbal, cu numărul și data acestuia.
- Firma depusese o notă explicativă de 6 pagini despre stocuri, pe care raportul nu o menționează. Administratorul o notează la pct. 3, cu numărul de înregistrare.
- Verificare: 14 − 2 = 12 bibliorafturi restituite, deci pct. 2 nu poate fi semnat „în totalitate" fără excepție.
Ce se greșește în practică
- Declarația se semnează din reflex, fără verificarea documentelor restituite. Lipsa unui document constatată ulterior se dovedește greu.
- Pct. 3 rămâne gol, deși firma a depus explicații sau documente pe care nu le regăsește în constatări.
- Nu se păstrează exemplarul firmei. În contestație, firma nu mai poate arăta ce a declarat.
- Se semnează pct. 2 „în totalitate", deși există proces-verbal de ridicare de înscrisuri. Declarația contrazice actul organului fiscal.
- Declarația este semnată de un angajat fără împuternicire, deși formularul cere administratorul sau împuternicitul legal.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu completează declarația de la finalul inspecției și nu urmărește documentele predate sau reținute. Aplicația ține însă evidența pe care o verifică inspectorii: registrul jurnal, balanțele lunare, declarațiile marcate ca depuse, cu XML-ul păstrat, și fișierul SAF-T (D406) generat din contabilitate. Lunile verificate pot fi blocate în aplicație, ca să nu se modifice cifrele în timpul controlului. Procesele-verbale și notele explicative pot fi înregistrate în Registratura firmei, cu număr și dată, ca dovadă pentru pct. 3.