Cum se decontează combustibilul plătit cash
Un angajat sau administrator care plătește combustibil la pompă cu bani gheață, urmând să prezinte bonul fiscal la firmă pentru decontare, se încadrează în categoria „avansuri spre decontare" din legislația privind disciplina financiară a plăților în numerar. Chiar dacă bonul fiscal e un document valabil, decontarea în sine este supusă unui plafon zilnic pe care puțini contabili îl verifică sistematic.
Temeiul legal
„(1) Prin excepție de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operațiuni de încasări și plăți în numerar, în următoarele condiții: [...] e) plăți din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare." — Legea 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar, art. 3 alin. (1) lit. e) (sursă: anaf_surse/legea_70_2015_consolidat.txt)
Aplicat la combustibilul plătit cash de un angajat:
- Suma totală a plăților în numerar efectuate de aceeași persoană din avansuri spre decontare — combustibil, dar și alte cheltuieli mărunte plătite cash — nu poate depăși 5.000 lei pe zi, indiferent de câte bonuri fiscale separate stau la bază.
- Plafonul se calculează per persoană care a primit avansul, nu per bon fiscal sau per stație de carburant.
- La acordarea avansului spre decontare, suma intră deja în calculul plafonului zilnic aplicabil acelei persoane — deci nu se poate „împărți" artificial un avans mare în mai multe tranșe mici, pentru a evita plafonul.
- Nerespectarea plafonului constituie contravenție, sancționată cu amendă de 10% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 100 lei.
Ce se greșește în practică
- Se decontează cash bonuri de combustibil însumând peste 5.000 lei/zi pentru același angajat, fără a verifica plafonul cumulat pe zi.
- Se confundă plafonul pentru „avansuri spre decontare" (5.000 lei/zi/persoană) cu plafonul pentru plăți către furnizori pe factură (5.000 lei/persoană, maximum 10.000 lei/zi în total) — cele două categorii au reguli diferite.
- Se presupune că bonul fiscal, prin el însuși, „legalizează" orice sumă plătită cash — plafonul de disciplină financiară se aplică indiferent de existența documentului justificativ.
- Nu se ține evidența cumulată zilnică a decontărilor cash per persoană, mai ales când mai multe bonuri de combustibil ajung la contabilitate cu întârziere, în loturi.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu are o funcție de verificare a plafoanelor legale pentru operațiunile de casierie: motorul de control al casei verifică sumele încasate și plătite în numerar, inclusiv plafonul zilnic aplicabil avansurilor spre decontare, și semnalează automat depășirile ca avertisment. Decontarea propriu-zisă a bonurilor de combustibil se introduce manual în casierie, dar verificarea încadrării în plafonul legal se face automat de aplicație.