Cum demonstrez distribuirea reală a dividendelor
Există o diferență importantă între „dividende aprobate" și „dividende efectiv distribuite" — iar legea leagă obligația de impozit chiar de momentul plății, nu de cel al aprobării. Dovada distribuirii reale contează atât pentru asociați, cât și pentru corectitudinea impozitului reținut.
Temeiul legal
„(2) Dividendele se distribuie asociaților proporțional cu cota de participare la capitalul social vărsat, opțional trimestrial pe baza situațiilor financiare interimare și anual, după regularizarea efectuată prin situațiile financiare anuale, dacă prin actul constitutiv nu se prevede altfel. [...] (2^1) În cazul distribuirii parțiale a dividendelor între asociați sau acționari în cursul anului financiar, situațiile financiare anuale vor evidenția dividendele atribuite parțial și vor regulariza diferențele rezultate, în mod corespunzător." — Legea 31/1990, art. 67 alin. (2) și (2^1) (sursă: anaf_surse/legea_31_1990_societatile.txt)
„(7) [...] Obligația calculării și reținerii impozitului pe veniturile sub formă de dividende revine persoanelor juridice, odată cu plata dividendelor/sumelor reprezentând câștigul obținut ca urmare a deținerii de titluri de participare de către acționari/asociați/investitori. [...] În cazul dividendelor/câștigurilor obținute ca urmare a deținerii de titluri de participare, distribuite, dar care nu au fost plătite acționarilor/asociaților/investitorilor până la sfârșitul anului în care s-a aprobat distribuirea acestora, impozitul pe dividende/câștig se plătește până la data de 25 ianuarie inclusiv a anului următor distribuirii." — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 97 alin. (7) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Din cele două texte rezultă exact ce anume trebuie documentat, pentru a dovedi o distribuire reală, nu doar aprobată:
- Hotărârea adunării generale (sau, pentru distribuiri trimestriale, situațiile financiare interimare) care aprobă distribuirea — acesta e primul document, dar el dovedește doar aprobarea, nu plata efectivă.
- Dacă distribuirea s-a făcut trimestrial, în cursul anului, situațiile financiare anuale trebuie să evidențieze explicit sumele atribuite parțial și să regularizeze diferențele — deci evidența contabilă a firmei trebuie să arate, distinct, ce s-a distribuit efectiv în cursul anului față de ce rezultă din regularizarea finală.
- Legea fiscală face o distincție crucială: impozitul pe dividende (16%) e datorat de la momentul plății efective, nu de la aprobare. Dacă dividendele aprobate nu au fost plătite până la sfârșitul anului, impozitul tot se plătește, cel târziu la 25 ianuarie a anului următor — deci simpla neplată nu amână la infinit obligația fiscală, dar arată clar că legea tratează diferit „aprobat" de „plătit".
- Practic, dovada distribuirii reale (plătite efectiv) a dividendelor e documentul de plată — ordinul de plată bancar sau dispoziția de încasare, dacă plata s-a făcut în numerar — coroborat cu reținerea și virarea impozitului pe dividende la momentul acelei plăți, nu la momentul aprobării.
Ce se greșește în practică
- Se confundă hotărârea AGA de aprobare a dividendelor cu dovada plății lor — aprobarea arată doar intenția/decizia, nu transferul efectiv de bani către asociat.
- Se presupune că, odată aprobate, dividendele sunt automat „distribuite" contabil, fără ca situațiile financiare anuale să evidențieze distinct sumele efectiv atribuite parțial în cursul anului, așa cum cere art. 67 alin. (2^1).
- Se amână plata impozitului pe dividende la nesfârșit, sub pretextul că dividendele „nu au fost încă plătite" — legea limitează această amânare la 25 ianuarie a anului următor aprobării, indiferent dacă plata efectivă a avut loc sau nu.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența contabilă a dividendelor aprobate și calculează impozitul pe dividende de 16%, aplicabil potrivit art. 97 alin. (7) din Codul fiscal, la momentul plății către asociați. Aplicația nu emite hotărârea de adunare generală și nu inițiază transferurile bancare către asociați — documentele care dovedesc aprobarea (hotărârea AGA) și plata efectivă (ordinul de plată/extrasul bancar) rămân în afara contabilității propriu-zise, dar înregistrarea plății în iConta.eu se face pe baza acestor documente.