Cum detectez facturile duplicate descărcate din SPV?
Din când în când, în lista de facturi primite de validat pot apărea două rânduri care par să descrie aceeași factură. Nu e o eroare de aplicație, dar merită înțeles de ce apare și cum se recunoaște.
Temeiul legal
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura."
— OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. (7)
Fiindcă sistemul ANAF poate genera mesaje separate pentru aceeași operațiune (de exemplu la o retransmitere), fiecare astfel de mesaj devine „disponibil pentru descărcare” de sine stătător — și aplicația îl aduce ca rând separat, pentru că nu are cum să știe, doar din identificatorul mesajului, că se referă la o factură deja cunoscută.
Cum recunoști un duplicat
Semnul clar e două rânduri în lista de validat cu același furnizor, același număr de factură și aceeași dată de emitere — eventual cu sume identice. Asta arată că e vorba, cel mai probabil, de două mesaje ANAF diferite pentru practic aceeași factură (de exemplu o retransmitere din partea furnizorului), nu de două facturi distincte care coincid întâmplător.
Motivul tehnic: deduplicarea de la descărcare funcționează pe identificatorul de mesaj ANAF, nu pe conținutul facturii — dacă ANAF a atribuit două identificatoare diferite aceleiași operațiuni, aplicația nu are cum să le recunoască drept „același lucru” înainte de validare.
Ce faci, concret
Verifică vizual numărul, furnizorul și data — dacă coincid, validează o singură dată (a doua validare oricum nu ar crea o cheltuială nouă, ci ar lega factura de cea deja înregistrată). Rândul rămas nevalidat îl poți respinge, cu un motiv scurt ca „duplicat, deja validat celălalt mesaj” — rândul respins nu se șterge, rămâne în istoric cu motivul consemnat.
Ce se greșește în practică
- Se lasă rândurile duplicate nevalidate la nesfârșit în listă, în loc de a le respinge explicit odată identificate.
- Se presupune că aplicația marchează automat vizual duplicatele — nu există, la acest moment, o astfel de evidențiere automată în listă.
- Se compară doar suma facturii, ignorând numărul și data — două facturi diferite pot avea întâmplător aceeași sumă.
Ce face iConta.eu
Aplicația nu afișează încă o marcare automată a rândurilor potențial duplicate în lista de validat — recunoașterea vizuală (același furnizor, număr, dată) rămâne, la acest moment, în sarcina contabilului. Ce garantează aplicația e că nu poți crea din greșeală o a doua cheltuială pentru aceeași factură: verificarea pe număr + furnizor + dată la validare oprește asta, indiferent câte rânduri „gemene” există în listă.