Digitalizarea documentelor pentru controlul ANAF
Trecerea de la arhivă fizică la documente scanate sau nativ electronice nu e doar o chestiune de confort — are reguli precise de păstrare și afectează direct ce poate verifica inspectorul la un control.
Ce e document justificativ
Legea contabilității nr. 82/1991 art. 6 alin. (1) stabilește regula de bază: orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate — acesta e documentul justificativ. Alin. (2) al aceluiași articol angajează răspunderea atât a celor care îl întocmesc, vizează și aprobă, cât și a celor care îl înregistrează în contabilitate. Nu contează dacă documentul e pe hârtie sau digital — regula de răspundere e aceeași.
Păstrarea pe suporturi tehnice (sisteme informatice)
Pentru firmele care folosesc sisteme informatice de prelucrare automată a datelor, Legea 82/1991 art. 23 obligă la asigurarea prelucrării datelor conform reglementărilor contabile, precum și la controlul și păstrarea datelor pe suporturi tehnice timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite.
Termenul general de arhivare: 5 ani
Legea 82/1991 art. 25 stabilește termenul general: registrele de contabilitate obligatorii (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare — art. 20) și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor se păstrează în arhivă timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, inclusiv pentru statele de salarii. Termenul de 5 ani e cel actual, în vigoare din 15.01.2023.
Excepție: situațiile financiare anuale (bilanț, cont de profit și pierdere etc.) se păstrează separat, 10 ani.
Document pierdut, sustras sau distrus
Legea 82/1991 art. 26 obligă la reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, potrivit reglementărilor în vigoare, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, sau 90 de zile de la încetarea forței majore, dacă acesta e motivul pierderii. Un dosar digitalizat, cu backup separat de arhiva fizică, reduce practic la zero riscul acestei situații.
Ce verifică efectiv inspectorul
Codul de procedură fiscală art. 113 definește inspecția fiscală ca verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale, a corectitudinii îndeplinirii obligațiilor și a respectării legislației fiscale și contabile. Printre metodele explicite de la alin. (2):
- examinarea documentelor din dosarul fiscal al contribuabilului (lit. a);
- verificarea concordanței dintre declarațiile fiscale și evidența contabilă și fiscală, inclusiv din fișierul standard de control fiscal (lit. b) — adică exact structura SAF-T (D406), care e o formă digitală standardizată a datelor contabile;
- verificarea locurilor unde se realizează activități generatoare de venit sau unde se află bunurile impozabile (lit. f).
Practic, inspectorul lucrează tot mai mult direct pe fișierul SAF-T și pe documentele scanate din dosarul fiscal, nu pe hârtie — deci calitatea digitalizării (lizibilitate, indexare pe perioadă și tip de document, corespondență exactă cu operațiunile din registre) contează la fel de mult ca existența documentului în sine.
Recomandări practice
- Scanează la rezoluție care păstrează lizibilitatea ștampilelor și semnăturilor — un document ilizibil nu e considerat păstrat corect.
- Organizează arhiva digitală pe exerciții financiare, cu index care leagă documentul de înregistrarea contabilă aferentă.
- Ține un backup separat fizic de sistemul principal — art. 26 nu scutește de reconstituire dacă se pierde și copia digitală.
- Nu arunca originalele pe hârtie fără verificare: legea nu impune păstrarea exclusivă pe hârtie, dar nici nu scutește automat de obligația de arhivare corectă dacă digitalizarea a fost incompletă sau de calitate slabă.