Ce document justifică transferul banilor din casă în bancă?
Depunerea numerarului din casieria firmei în contul bancar este o operațiune economico-financiară ca oricare alta și, ca atare, trebuie să aibă la bază un document justificativ — regula generală a contabilității românești, valabilă indiferent de tipul operațiunii.
Temeiul legal
„(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Pentru operațiunea concretă de depunere a numerarului din casă în bancă, principiul de mai sus se aplică prin două documente complementare, prevăzute de normele de întocmire a documentelor financiar-contabile:
- Pe partea de casă: ieșirea numerarului se consemnează în Registrul de casă, care „servește ca document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă" și se întocmește zilnic pe baza documentelor justificative de încasări și plăți. Ieșirea propriu-zisă din casă poate fi susținută de o Dispoziție de plată către casierie — document justificativ de înregistrare în Registrul de casă și în contabilitate — atunci când nu există alt document care să dispună plata.
- Pe partea de bancă: documentul care confirmă că suma a ajuns efectiv în cont este emis de bancă (foaia de vărsământ/chitanța de depunere numerar, respectiv extrasul de cont) — acesta nu este un formular tipizat prevăzut de normele contabile românești, ci un document propriu al instituției de credit la care firma este client.
Cele două documente, coroborate, formează perechea „ieșire din casă — intrare în bancă" cerută de principiul din art. 6: fiecare parte a operațiunii are propriul document justificativ, iar suma trebuie să corespundă în ambele.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează transferul doar pe baza extrasului de cont bancar, fără nicio consemnare corespunzătoare în Registrul de casă din ziua respectivă — soldul de casă din registru nu mai corespunde cu numerarul rămas efectiv.
- Se presupune că există un formular tipizat unic „pentru transferul casă-bancă" — de fapt operațiunea se justifică prin combinația dintre documentul de casă (ieșire) și documentul bancar (intrare), fiecare emis de partea care înregistrează mișcarea respectivă.
- Se depune numerarul cu întârziere față de data la care a fost scos din registrul de casă, creând o perioadă în care suma nu figurează justificat nici în casă, nici în bancă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală pentru operațiunile de casă și bancă (registru de casă, extrase bancare), fără o funcționalitate specifică dedicată exclusiv „transferului casă-bancă" ca operațiune distinctă din restul evidenței de trezorerie — aceasta se înregistrează prin mișcările obișnuite de casă și de bancă, fiecare cu documentul ei justificativ, conform explicației de mai sus.