Ce document justifică o plată făcută cu cardul firmei?
Extrasul de cont, singur, nu spune ce s-a cumpărat sau de ce — legea cere ca fiecare operațiune economico-financiară să fie consemnată printr-un document care o dovedește, iar pentru o plată cu cardul acest document e bonul fiscal sau factura emisă de furnizor, nu doar linia din extrasul bancar.
Temeiul legal
„Articolul 6 (1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1), (2) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce document justifică, în practică, o plată cu cardul firmei:
- Pentru achiziții de bunuri sau servicii, documentul justificativ e bonul fiscal (eventual cu datele firmei înscrise, pentru deducerea TVA, dacă valoarea depășește plafonul stabilit de reglementările privind bonurile fiscale ca document de deducere) sau, preferabil, factura emisă pe numele firmei.
- Simpla linie din extrasul de cont bancar/card, cu suma și comerciantul, nu e suficientă ca document justificativ — extrasul confirmă doar mișcarea de bani, nu natura economică a operațiunii sau dreptul de deducere a TVA.
- Pentru cheltuieli fără bon sau factură recuperabilă (de exemplu, plăți de parcare fără bon), lipsa documentului justificativ slăbește semnificativ deductibilitatea cheltuielii respective — regula de bază din art. 25 alin. (1) al Codului fiscal cere ca ea să fie „efectuată în scopul desfășurării activității economice", iar acest scop trebuie dovedit, nu doar declarat.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează cheltuiala doar pe baza extrasului de cont al cardului firmei, fără să se solicite și să se păstreze bonul fiscal sau factura corespunzătoare.
- Se presupune că orice tranzacție cu cardul firmei e automat deductibilă, fără verificarea scopului economic al achiziției și fără documentul care să-l dovedească.
- Se pierd bonurile fiscale pentru plăți mărunte (parcare, taxe de drum, comisioane), lăsând cheltuiala fără justificare documentară completă la închiderea lunii.
Ce face iConta.eu
iConta.eu importă extrasele bancare (validat, la acest moment, pe formatul ING) și generează notele contabile pe baza tranzacțiilor identificate. Aplicația nu asociază automat fiecare linie din extrasul de card cu bonul fiscal sau factura corespunzătoare — atașarea documentului justificativ la fiecare plată cu cardul rămâne, la acest moment, o operațiune manuală a contabilului, pe baza documentelor colectate de firmă.