Cum se justifică o plată cash fără bon în 2026?
O cheltuială plătită cash fără bon fiscal sau factură nu se justifică printr-o declarație internă că „banii au fost dați”. În contabilitate se înregistrează doar operațiunile consemnate într-un document justificativ. Ce poți face depinde de situație: bonul a existat și s-a pierdut, furnizorul poate emite un document ulterior sau operațiunea nu are niciun document de la terț.
Regula de bază
Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1): orice operațiune economico-financiară „se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”.
OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 2, enumeră elementele principale ale unui document justificativ: denumirea documentului, emitentul, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice și semnăturile. Pct. 4 adaugă că un document dobândește calitatea de document justificativ „numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare”.
Prin urmare, o notă internă semnată doar de angajat nu înlocuiește bonul sau factura furnizorului.
Cazul 1: bonul s-a pierdut
Normele prevăd o procedură de reconstituire (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 29–33):
- persoana care constată pierderea anunță în scris conducătorul entității în 24 de ore;
- în cel mult 3 zile lucrătoare se încheie un proces-verbal de constatare;
- dacă documentul a fost emis de altă entitate, reconstituirea o face emitentul, printr-o copie a documentului existent la el, trimisă în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere (pct. 32);
- documentul reconstituit poartă mențiunea „DUPLICAT” (pct. 33).
În practică, pentru un bon pierdut ceri furnizorului un duplicat sau o factură pentru aceeași operațiune.
Cazul 2: furnizorul poate emite factură
Pct. 25 din aceeași anexă: „Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice”. Cea mai sigură soluție este să ceri factura pe firmă, cu dovada plății în numerar (chitanță sau mențiunea pe factură).
Cazul 3: plată către o persoană fizică
Pentru bunuri cumpărate de la persoane fizice, documentul este borderoul de achiziție sau carnetul de comercializare, înregistrat doar dacă se face dovada intrării în gestiune (pct. 6). Pentru servicii prestate de persoane fizice impuse pe normă de venit, e nevoie de contract sau convenție și de dovada plății, de exemplu chitanța (pct. 7).
Dacă nu obții niciun document
Suma nu se poate înregistra pe cheltuială. Ea rămâne în avansul spre decontare al persoanei care a plătit (542) și se recuperează de la aceasta sau se tratează ca sumă nejustificată. Nici TVA nu se poate deduce fără document.
Atenție la plafonul de numerar
Chiar justificată, plata trebuie să respecte Legea nr. 70/2015. Plățile din avansuri spre decontare se fac în limita unui plafon zilnic de 1.000 lei pe persoană, conform art. 3 alin. (1) lit. e), în forma dată de Legea nr. 296/2023, art. LXIV pct. 1.
Exemplu: administratorul plătește cash 350 lei pentru o reparație și nu primește bon. Cere atelierului o factură pe firmă, cu mențiunea încasării în numerar. Factura intră pe 611 = 542. Fără factură, cei 350 lei rămân de justificat în 542.
De reținut
- Fără document justificativ nu există înregistrare pe cheltuieli (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)).
- Bonul pierdut se reconstituie prin duplicat obținut de la emitent, cu proces-verbal intern (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 29–33).
- Soluția practică este factura pe firmă, cu dovada plății.
- Plățile din avans spre decontare au plafon zilnic de 1.000 lei pe persoană.