Ce documente trebuie să ai pentru deductibilitatea serviciilor?
Facturile de consultanță, marketing, mentenanță IT sau alte servicii sunt printre primele verificate la un control fiscal, pentru că, spre deosebire de o marfă care se poate număra fizic, un serviciu "dispare" în momentul prestării. Codul fiscal nu cere o listă fixă de documente pentru fiecare tip de serviciu, dar pune o condiție generală, din care decurge tot restul.
Temeiul legal
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum și taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale." — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Condiția legală e simplă în text — cheltuiala trebuie făcută "în scopul desfășurării activității economice" — dar în practică organul fiscal cere dovada acestei legături, nu doar afirmația ei. De aceea, pentru servicii, dosarul de deductibilitate cuprinde de regulă:
- Contractul sau comanda care descrie concret ce serviciu s-a prestat, pentru cine și la ce preț — o factură fără niciun document care să explice natura serviciului e primul semnal de risc la control.
- Raportul de prestare/livrabilul — un document de lucru, un raport de activitate, un e-mail cu livrabilul atașat, un proces-verbal de recepție — orice arată CE anume a fost prestat, nu doar CÂT a costat.
- Factura, cu descrierea serviciului corelată cu contractul, nu generică ("servicii conform contract" fără alte detalii slăbește dosarul, deși nu e interzisă legal).
- Dovada legăturii cu activitatea economică — mai ales pentru servicii "moi" (consultanță, imagine, training), unde inspectorul poate cere motivarea de ce firma a avut nevoie de acel serviciu.
Ce se greșește în practică
- Se consideră că factura, singură, e suficientă pentru deductibilitate — legea cere ca cheltuiala să fie "efectuată în scopul activității economice", iar factura nu dovedește asta de una singură.
- Se păstrează contractul, dar nu și dovada că serviciul chiar a fost prestat (rapoarte, livrabile, corespondență) — la control, absența acestei dovezi duce frecvent la reclasificarea cheltuielii ca nedeductibilă.
- Se confundă "cheltuială deductibilă" cu "TVA deductibilă" — sunt două teste diferite, cu documente parțial diferite, și o cheltuială poate trece unul dintre teste fără să treacă pe celălalt.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu oferă evidența contabilă generală pentru facturile de achiziție — înregistrarea facturii, contarea automată pe baza descrierii operațiunii și evidența documentelor atașate facturii. Aplicația nu are un modul dedicat care să evalueze automat dacă o factură de servicii îndeplinește condiția de "scop al activității economice" din art. 25 alin. (1) — această apreciere rămâne, ca și în lege, o decizie a contabilului sau a antreprenorului, documentată prin contractele și rapoartele atașate.