Trebuie emisă chitanță separată pentru fondul de reparații, fondul de rulment și fondurile speciale?
Da. Pentru încasarea fondului de reparații și pentru încasarea fondului de rulment, administratorul eliberează câte o chitanță nominală separată, pe numele proprietarului. Pentru fiecare fond special aprobat de adunarea generală se emite, de asemenea, chitanță separată, iar fondul are evidență separată. O singură chitanță cu „total de plată" pentru toate sumele nu respectă legea.
Separarea are un rost practic. Fondurile au destinații diferite și, uneori, soarte diferite. Fondul de rulment se restituie la vânzarea apartamentului. Fondul de reparații se folosește numai pentru lucrări la proprietatea comună. Pentru ca soldurile să poată fi dovedite pe fiecare proprietar și pe fiecare fond, încasarea trebuie documentată separat de la început.
Temeiul legal
„(4) Pentru încasarea fondului de reparații, administratorul eliberează chitanță nominală separată.” — Legea 196/2018, art. 71 alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(4) Pentru încasarea fondului de rulment, administratorul eliberează chitanță nominală separată.” — Legea 196/2018, art. 72 alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„(2) Toate fondurile speciale ale asociației de proprietari se depun în contul asociației de proprietari, prevăzut la art. 20 , au evidență separată și pentru fiecare se emite chitanță separată.” — Legea 196/2018, art. 73 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Ce rezultă concret:
- Trei tipuri de chitanțe separate față de cota de întreținere curentă: fond de reparații, fond de rulment și fiecare fond special (de exemplu un fond pentru o lucrare anume, aprobat de adunarea generală, potrivit art. 73 alin. (1)).
- Nominală înseamnă emisă pe numele proprietarului care plătește. Evidența fiecărui fond se ține pe proprietar, iar OMFP 3103/2017 prevede registre distincte: fond de rulment (14-6-25/a), fond de reparații (14-6-25/b), sume speciale (14-6-25/c), fond de penalizări (14-6-25/d).
- Depunerea se face tot în contul unic al asociației. Separarea se face prin documente și evidență, nu prin conturi bancare diferite.
- La plata prin bancă, legea nu detaliază documentul. Obligația de evidență separată pe fiecare fond rămâne, deci plata trebuie defalcată pe destinații.
Un proprietar din Asociația de Proprietari Bloc Exemplu plătește în numerar, la casierie, 620 lei: 450 lei cota de întreținere pe luna curentă, 100 lei fond de reparații, 50 lei reîntregirea fondului de rulment și 20 lei fondul special pentru interfon aprobat de adunarea generală. Administratorul emite patru chitanțe, câte una pentru fiecare destinație. Registrul fondului de reparații, registrul fondului de rulment și registrul sumelor speciale se actualizează pe numele proprietarului.
Ce se greșește în practică
- Se emite o singură chitanță cu totalul de plată. La vânzarea apartamentului nu se mai poate dovedi cât a plătit proprietarul la fondul de rulment.
- Fondurile speciale se trec împreună cu fondul de reparații. Legea cere evidență separată pentru fiecare fond special.
- Se deschid conturi bancare distincte pentru fiecare fond, deși asociația trebuie să aibă un singur cont bancar (art. 20 alin. (1)).
- Chitanța nu e nominală, ci „pe apartament", fără numele plătitorului.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu emite chitanțe pentru asociațiile de proprietari și nu ține registrele de fonduri din OMFP 3103/2017. Aplicația lucrează pe regimuri de firmă SRL (partidă dublă) și PFA/II/IF (partidă simplă). Nu are un regim dedicat asociațiilor. Emiterea chitanțelor separate rămâne în sarcina administratorului.