Ce fac dacă am omis o chitanță din registrul de casă?
Registrul de casă trebuie să reflecte, zi de zi, exact ce a intrat și ce a ieșit din casierie în numerar. Când o chitanță — încasare sau plată — rămâne pe dinafară, soldul de casă din registru nu mai corespunde cu numerarul real, iar diferența trebuie găsită și corectată cât mai repede.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015, Anexa 2 „Norme specifice", Grupa IV, Registrul de casă (Cod 14-4-7) (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
- Registrul de casă nu e un document care se completează „la final de lună" sau „când ai timp" — norma spune explicit că se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative (inclusiv chitanțele) ale zilei respective.
- Fiecare operațiune de casă trebuie susținută de documentul ei justificativ — o chitanță omisă înseamnă că soldul de casă calculat la sfârșitul zilei omisiunii, și al tuturor zilelor următoare, e greșit până la corectare.
- Corectarea unei omisiuni cere reconstituirea ordinii cronologice reale: chitanța se introduce la data ei efectivă, iar soldurile zilnice ulterioare, calculate din acel punct înainte, trebuie recalculate în consecință.
Ce se greșește în practică
- Chitanța omisă e adăugată în registru cu data zilei în care a fost observată lipsa, nu cu data reală a operațiunii — ceea ce denaturează soldurile zilnice intermediare.
- Se corectează doar soldul final, fără să se refacă și soldurile de casă ale zilelor cuprinse între data reală a chitanței și data descoperirii omisiunii.
- Diferența dintre numerarul fizic din casă și soldul din registru e „ajustată" direct, fără să se identifice și să se documenteze cauza (chitanța lipsă), ceea ce lasă evidența nejustificată la un eventual control.
Ce face iConta.eu
Funcționalitatea F017 din iConta.eu acoperă emiterea de chitanțe de către firmă (chitanta_emite) — care înregistrează automat operațiunea de casă (5311=4111) în chiar momentul emiterii — și, separat, certificarea unei chitanțe primite de la un furnizor prin fluxul de portal (chitanta_stinge, cont 401=5311), care cere ca documentul să fi fost deja încărcat și confirmat de client. Niciunul din aceste două fluxuri, verificate în cod, nu oferă o funcție dedicată de „adăugare retroactivă" a unei chitanțe omise, cu recalcularea automată a soldurilor de casă din zilele intermediare — acest tip de corecție rămâne, la acest moment, un pas manual, în afara aplicației.