Ce fac dacă am uitat să înregistrez o chitanță?
Găsești în sertar o chitanță — poate primită de la un furnizor, poate un exemplar emis — pe care n-ai apucat s-o treci nicăieri. Nu e o situație rară, iar legea contabilității are o regulă clară despre momentul și ordinea în care documentele trebuie să intre în evidență, chiar dacă unul a „scăpat" pentru o vreme.
Temeiul legal
„Persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea contabilității nr. 82/1991 [...] consemnează operațiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate [...] Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate [...]" — OMFP 2634/2015, Anexa 1 „Norme generale", pct. 1 și pct. 21 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
- Regula de bază e consemnarea „în momentul efectuării" operațiunii — o chitanță uitată e, prin definiție, o abatere de la această regulă, care trebuie remediată cât mai curând, nu ignorată.
- Când remedierea vine cu întârziere, înregistrarea nu se face „la coadă", pe ultima poziție liberă din registru: legea cere respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare în entitate — chitanța găsită târziu se așază, cronologic, la data ei reală, nu la data descoperirii.
- Documentul rămâne document justificativ valabil chiar dacă e înregistrat mai târziu — condiția e ca informațiile din el (sumă, dată, părți, semnătură) să fie complete și corecte, nu ca înregistrarea să fi fost făcută exact în ziua emiterii.
Ce se greșește în practică
- Chitanța uitată e trecută în evidență la data descoperirii, nu la data reală de pe document — ceea ce rupe ordinea cronologică cerută de normă.
- Se amână înregistrarea „până se strâng mai multe", deși obligația e de consemnare promptă, imediat ce omisiunea e observată.
- Se presupune că o chitanță întârziată nu mai „contează" ca document justificativ — de fapt rămâne perfect valabilă, atâta timp cât conține elementele obligatorii ale unui document financiar-contabil.
Ce face iConta.eu
Acest titlu descrie o chitanță primită de la altcineva și omisă din evidență — o situație diferită de funcționalitatea „Chitanțe emise" (F017) din iConta.eu, care acoperă emiterea de către firmă a propriilor chitanțe (chitanta_emite, numerotare pe serie, PDF cu suma în litere, cont 5311=4111). Aplicația are, separat, un flux prin care contabilul certifică o chitanță primită de la un furnizor, fotografiată de client în portal (chitanta_stinge, cont 401=5311) — dar acest flux cere ca documentul să fie deja încărcat și confirmat de client în portal, nu oferă o cale specială de adăugare retroactivă a unei chitanțe „uitate" direct de contabil, fără acest circuit. Dacă ai o chitanță rămasă neînregistrată, verifică dacă se încadrează în fluxul de certificare din portal; altfel, remedierea rămâne, la acest moment, un pas manual.