Factura de decontare: când o emiți pentru o factură plătită în numele altei firme și cine deduce TVA?
Factura de decontare se folosește într-un singur caz. O firmă plătește o factură emisă de un furnizor pe numele altei firme și apoi își recuperează banii. Documentul e opțional și nu are TVA evidențiată separat. TVA o deduce beneficiarul, adică firma pe numele căreia a fost emisă factura furnizorului. Cel care a plătit nu deduce, nu colectează și nu înregistrează sumele pe cheltuieli sau venituri.
Diferența față de refacturare e importantă. Dacă factura furnizorului e emisă pe numele celui care plătește, nu mai suntem la decontare, ci la refacturare, cu TVA colectată. Încadrarea depinde de numele de pe factura inițială.
Temeiul legal
„sumele achitate de o persoană impozabilă în numele și în contul altei persoane și care apoi se decontează acesteia" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 286 alin. (4) lit. e) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„Persoana care achită sume în numele și în contul altei persoane nu primește facturi pe numele său și nici nu emite facturi pe numele său. Pentru recuperarea sumelor achitate în numele și în contul altei persoane se poate emite, în mod opțional, o factură de decontare de către persoana impozabilă care a achitat respectivele facturi. În situația în care părțile convin să își deconteze sumele achitate pe baza facturii de decontare, taxa nu se menționează distinct, fiind inclusă în totalul sumei de recuperat. Factura de decontare se transmite beneficiarului însoțită de factura achitată în numele său." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), titlul VII, pct. 31 alin. (3) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Persoana care a achitat facturile în numele altei persoane nu exercită dreptul de deducere pentru sumele achitate, nu colectează taxa pe baza facturii de decontare și nu înregistrează aceste sume în conturile de cheltuieli, respectiv de venituri. Beneficiarul ale cărui facturi au fost achitate de altă persoană își va deduce în condițiile legii taxa pe baza facturii care a fost emisă pe numele său de furnizori/prestatori, factura de decontare fiind doar un document care se anexează la factura achitată." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), titlul VII, pct. 31 alin. (3) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Condițiile, pe scurt:
- Factura furnizorului e emisă pe numele beneficiarului, nu pe numele celui care plătește.
- Cel care plătește doar avansează banii și îi recuperează. Suma nu intră în baza lui de impozitare.
- Factura de decontare nu e obligatorie. Recuperarea se poate face și pe baza facturii achitate plus un document de decontare între părți.
- Dacă se emite, factura de decontare arată totalul de recuperat, cu TVA inclusă, fără TVA separată.
- Beneficiarul deduce TVA pe factura furnizorului. Factura de decontare doar se anexează.
Un transportator emite către SC Beneficiar SRL o factură de 1.000 lei + TVA 21% = 210 lei, total 1.210 lei. SC Exemplu SRL o plătește, în numele SC Beneficiar SRL.
- SC Exemplu SRL: plata 461 = 5121, 1.210 lei; recuperarea 5121 = 461, 1.210 lei. Fără cheltuială, fără venit, fără TVA deductibilă sau colectată.
- Factura de decontare, dacă se emite: 1.210 lei total, fără TVA distinctă, însoțită de factura transportatorului.
- SC Beneficiar SRL: 624 + 4426 = 401, cu 1.000 lei și 210 lei, pe factura transportatorului. Deduce 210 lei, în condițiile legii. Stinge apoi datoria față de SC Exemplu SRL.
Ce se greșește în practică
- Cel care plătește își deduce TVA de pe factura emisă pe numele altei firme. Dreptul de deducere e al beneficiarului.
- Pe factura de decontare se evidențiază TVA separat și se colectează. Normele spun că taxa nu se menționează distinct și nu se colectează.
- Sumele avansate se trec pe 6xx și 7xx la cel care plătește. Normele interzic înregistrarea lor pe cheltuieli și venituri.
- Se folosește factura de decontare deși factura furnizorului e pe numele celui care plătește. Acela e un caz de refacturare, cu alte reguli.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un document dedicat de tip „factură de decontare". Avansarea și recuperarea sumei se înregistrează prin notă contabilă în Registrul jurnal (461 = 5121, apoi 5121 = 461). Nota rămâne ciornă până o validează contabilul, iar după validare nu mai poate fi modificată. La beneficiar, factura furnizorului se contează ca orice factură primită (60x/62x + 4426 = 401). Încadrarea operațiunii, decontare sau refacturare, o face contabilul pe baza numelui de pe factura inițială.