Pot deduce TVA de pe o factură emisă pe numele administratorului?
Situația apare des la achizițiile plătite pe loc — combustibil, cazare, o piesă cumpărată în grabă — unde furnizorul completează bonul/factura cu datele de pe cardul folosit, adică ale administratorului ca persoană fizică, nu ale firmei. Răspunsul scurt: nu, firma nu poate deduce TVA de pe o factură care nu o are pe ea drept beneficiar.
Temeiul legal
Art. 299 alin. (1) lit. a) din Codul fiscal: pentru exercitarea dreptului de deducere, persoana impozabilă trebuie să dețină o factură pentru bunuri sau servicii „care i-au fost ori urmează să îi fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmează să îi fie prestate în beneficiul său".
Formularea „în beneficiul său" e cheia: beneficiarul înscris pe factură trebuie să fie chiar persoana impozabilă care cere deducerea. Dacă pe document apare numele și codul de identificare (CNP) al administratorului, ca persoană fizică, iar nu denumirea și CUI-ul firmei, condiția nu e îndeplinită — indiferent cine a plătit efectiv, indiferent dacă achiziția a servit interesului firmei.
Ce faci practic
Singura cale corectă e obținerea unei facturi rectificate de la furnizor, cu firma (denumire + CUI) trecută corect ca beneficiar. Dacă furnizorul a emis deja documentul greșit și l-a transmis, corectarea se face conform regulilor de la art. 330 — factură de stornare pentru cea greșită, urmată de factura nouă, corectă, pe numele firmei.
Fără această corecție, TVA-ul de pe respectiva factură nu e deductibil pentru firmă — indiferent cât de clar rezultă din context că achiziția a fost în interesul activității economice.
Ce se greșește în practică
Cel mai frecvent: administratorul plătește cu cardul personal la o benzinărie sau la un magazin, primește bonul/factura pe numele lui, iar cheltuiala ajunge în contabilitatea firmei fără ca nimeni să observe că beneficiarul de pe document e persoana fizică, nu firma. TVA-ul se deduce din eroare, iar diferența iese la un control, când organul fiscal compară exact ce scrie pe document cu cine cere deducerea.
A doua greșeală: se crede că simpla decontare a cheltuielii către administrator (ca și cum ar fi o cheltuială de deplasare rambursată) rezolvă problema TVA — nu o rezolvă. Decontarea cheltuielii e un subiect contabil separat de dreptul de deducere a TVA, care rămâne condiționat strict de cine e beneficiarul înscris pe factură.
Ce face iConta.eu
La introducerea unei facturi primite, aplicația cere obligatoriu codul fiscal al partenerului (furnizorului) — fără el, factura nu se poate salva, tocmai pentru că un cod lipsă nu mai poate fi completat retroactiv de altcineva decât emitentul. Dar acest câmp privește identificarea furnizorului, nu verifică cine e trecut ca beneficiar pe documentul fizic pe care contabilul îl introduce — asta ține de conținutul real al facturii primite, pe care aplicația nu-l poate „citi" și confrunta automat cu firma-tenant. Verificarea că beneficiarul de pe factură e efectiv firma, nu administratorul ca persoană privată, rămâne integral responsabilitatea contabilului, înainte de a înregistra documentul.