Când pot deduce TVA de pe o factură de achiziție?
Întrebarea pare simplă, dar răspunsul are două straturi: momentul în care ia naștere dreptul de deducere și condițiile pe care trebuie să le îndeplinești ca să-l exerciți efectiv, în decont. Le confunzi des dacă te uiți doar la data facturii.
Temeiul legal
Art. 297 alin. (1) din Codul fiscal: „Dreptul de deducere ia naștere la momentul exigibilității taxei.”
Art. 299 alin. (1) lit. a): pentru exercitarea dreptului de deducere, persoana impozabilă trebuie „să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319, precum și dovada plății în cazul achizițiilor efectuate de către persoanele impozabile care aplică sistemul TVA la încasare, respectiv de către persoanele impozabile care achiziționează bunuri/servicii de la persoane impozabile în perioada în care aplică sistemul TVA la încasare”.
Cele trei condiții, în ordine
1. A luat naștere exigibilitatea. De regulă, la livrarea bunului sau prestarea serviciului (sau, pentru avansuri, la încasare/facturare). Fără exigibilitate, nu există ce deduce, indiferent ce document ai în mână.
2. Deții o factură conformă art. 319. Nu orice hârtie cu sumă și TVA scrise pe ea — factura trebuie să conțină elementele obligatorii (identificarea corectă a furnizorului și a beneficiarului, cota, baza, numărul secvențial etc.). O factură incompletă nu susține deducerea, chiar dacă a fost plătită integral.
3. Dovada plății — doar în cazul special. Aici e punctul unde se greșește cel mai des: condiția „dovadă a plății” din art. 299 alin. (1) lit. a) nu se aplică la orice achiziție, ci exclusiv atunci când furnizorul aplică sistemul TVA la încasare (sau tu însuți aplici acest sistem). Pentru restul facturilor, deducerea nu așteaptă plata — se exercită imediat ce sunt îndeplinite condițiile 1 și 2, indiferent dacă factura e plătită sau nu.
Acest ultim punct e singurul reglementat explicit ca regulă distinctă, sub art. 297 alin. (2): amânarea deducerii până la plată e o excepție legată strict de sistemul TVA la încasare, nu norma generală.
Ce se greșește în practică
Cea mai frecventă confuzie: se presupune că „trebuie plătită ca să deduc” pentru orice factură primită, deși regula generală e exact inversă. Al doilea tip de greșeală: deducerea se ia pe o factură care nu îndeplinește elementele de la art. 319 (de exemplu lipsește adresa completă a beneficiarului), fără să se verifice conformitatea documentului la înregistrare.
Ce face iConta.eu
Aplicația nu are un „motor" separat care verifică toate condițiile generale de deducere (exigibilitate, conformitatea documentului) — acestea rămân responsabilitatea profesională a contabilului la introducerea facturii. Ce e cablat mecanic e exact excepția din art. 297 alin. (2): bifa „Furnizorul aplică TVA la încasare" de pe factura primită. Când e bifată, decontul de TVA preia deducerea pe cotele facturii doar în măsura sumei efectiv plătite, nu la înregistrare — regula corectă pentru acest caz special, aplicată automat la generarea D300. Pentru restul facturilor, fără bifă, deducerea urmează regula generală: nu așteaptă plata.