Gestiunea stocurilor la o farmacie — particularități
O farmacie gestionează stocul ca orice comerț cu amănuntul, dar trei elemente sunt specifice: cota de TVA diferă pe categorii de produse din același raft, expirarea produselor e o realitate constantă a activității, iar volumul mare de referințe cere o evidență analitică pe loturi, nu doar pe cantitate globală.
TVA diferențiată pe raft
Codul fiscal art. 291 alin. (2) lit. a) prevede cota redusă de 11% pentru livrarea de medicamente de uz uman. Restul produselor dintr-o farmacie — cosmetice, suplimente alimentare, dispozitive medicale fără statut de medicament, produse de îngrijire — se taxează, ca regulă, cu cota standard de 21% (art. 291 alin. (1)), dacă nu se încadrează la altă poziție cu cotă redusă prevăzută expres de lege.
Consecința practică pentru gestiunea de stoc: nomenclatorul de produse trebuie să poarte cota de TVA corectă la nivel de articol, nu la nivel de categorie generică „farmacie" — un supliment alimentar și un medicament OTC pot sta pe același raft, dar au regim de TVA diferit.
Inventarierea anuală obligatorie
OMFP nr. 2861/2009 (norme privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii) obligă orice entitate care conduce contabilitate, deci și farmacia, la inventarierea generală a stocurilor cel puțin o dată pe an, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să reflecte o imagine fidelă a patrimoniului. Pentru un stoc cu mii de referințe și rotație rapidă, practic recomandată e completarea inventarierii anuale cu verificări prin sondaj mai dese, pe loturi cu expirare apropiată, ca instrument intern de control — legea cere minimul anual, nu interzice o frecvență mai mare.
Metodele de ieșire din gestiune
Codul fiscal art. 19 alin. (4) recunoaște la calculul rezultatului fiscal metodele contabile stabilite prin reglementări legale privind ieșirea din gestiune a stocurilor (FIFO, cost mediu ponderat etc.). Metoda aleasă trebuie aplicată consecvent — schimbarea ei în cursul exercițiului, fără justificare, ridică întrebări la un control tocmai pentru că influențează costul de vânzare recunoscut fiscal.
Produsele expirate: TVA nu se ajustează, dacă distrugerea e documentată
Punctul cel mai relevant pentru o farmacie: ce se întâmplă cu TVA dedusă la achiziția unui medicament care ajunge să fie distrus din cauza expirării, fără să fie vândut.
Codul fiscal art. 304 alin. (2) lit. a) prevede că nu se ajustează deducerea inițială a taxei în cazul bunurilor distruse, pierdute sau furate, cu condiția ca aceste situații să fie demonstrate sau confirmate în mod corespunzător de persoana impozabilă. Pentru medicamentele expirate, asta înseamnă:
- proces-verbal de constatare a expirării și de casare/distrugere, cu identificarea loturilor și cantităților;
- dovada distrugerii efective, prin operator autorizat de gestionare a deșeurilor farmaceutice (legislația sanitară impune un circuit special pentru medicamentele expirate, distinct de deșeurile comerciale obișnuite);
- corelarea proces-verbalului cu ieșirea din gestiune înregistrată în contabilitate, la aceeași dată și aceleași cantități.
Fără această documentare, TVA dedusă la achiziția produsului distrus riscă recalificarea și ajustarea de către inspector — nu pentru că legea ar obliga automat la ajustare, ci pentru că absența dovezii face imposibilă demonstrarea condiției de la art. 304 alin. (2) lit. a).
Ce ține evidența curată
- Nomenclator de produse cu cotă TVA la nivel de articol, actualizat la orice modificare legislativă a listei de medicamente/cote.
- Registru de inventariere anuală, plus proces-verbale pentru orice sondaj intern suplimentar pe loturi cu expirare apropiată.
- Fișier separat de casări/distrugeri, cu proces-verbal, dovada operatorului autorizat și legătura cu înregistrarea contabilă a ieșirii din gestiune.