Greșeala de a nu emite factura de avans
O greșeală frecventă: se încasează un avans de la un client, dar factura pentru el nu se emite imediat, în ideea că „oricum urmează factura finală în curând". Legea nu lasă loc acestei presupuneri — obligația de a emite factura pentru avans e separată și are termen propriu.
Temeiul legal
„Persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, în următoarele situații: [...] d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile menționate la lit. a) și b)." — Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), art. 319 alin. (6) lit. d)
Iar termenul de emitere e fixat separat, tot prin lege:
„persoana impozabilă trebuie să emită o factură pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă." — Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), art. 319 alin. (16)
Cele două texte sunt clare: obligația există pentru orice avans încasat, iar termenul e fix — a 15-a zi a lunii următoare încasării, nu „până la factura finală".
Ce se greșește în practică
- Se amână emiterea facturii de avans, motivând că „factura finală vine oricum în câteva zile" — legea nu prevede o asemenea excepție; obligația și termenul (a 15-a zi a lunii următoare) sunt independente de cât de repede urmează livrarea/prestarea.
- Se confundă momentul încasării avansului cu momentul emiterii facturii finale, tratându-le ca un singur eveniment de facturat o singură dată — sunt două fapte generatoare distincte: exigibilitatea TVA la data încasării avansului (art. 282 alin. 2 lit. b), respectiv livrarea/prestarea la facturarea finală.
- Se emite factura de avans după expirarea termenului legal (a 15-a zi a lunii următoare încasării), fără să se conștientizeze că termenul a fost deja depășit.
Ce face iConta.eu
Emiterea propriu-zisă a facturii de avans — inclusiv marcarea ei explicită, pe ecranul de emitere, cu clasificarea TVA (D300) „Avans încasat" — este o funcționalitate disponibilă în iConta.eu, separată de generarea notei contabile de avans. Aplicația nu are, verificat, o verificare/alertă automată care să semnaleze contabilului că termenul legal de 15 zile pentru emiterea facturii de avans se apropie de expirare sau a fost depășit — respectarea termenului rămâne responsabilitatea contabilului, pe baza obligației legale de mai sus.