Greșeala de a nu storna o factură greșită
O greșeală frecventă este să se încerce „repararea" unei facturi greșite prin editare sau ștergere, în loc de stornare — mai ales dacă factura a fost deja contabilizată. Iată de ce nu funcționează și ce se întâmplă de fapt.
Temeiul legal
„69. — Înregistrarea stornării unei operațiuni contabile aferente exercițiului financiar curent se efectuează fie prin corectarea cu semnul minus a operațiunii inițiale (stornare în roșu), fie prin înregistrarea inversă a acesteia (stornare în negru), în funcție de politica contabilă și programele informatice […]" — OMFP 1802/2014, pct. 69
Regula contabilă generală este clară: o operațiune deja înregistrată se corectează prin stornare (cu semn minus sau prin înregistrare inversă), nu prin modificarea sau ștergerea înregistrării inițiale.
Ce se greșește în practică
Cele mai frecvente greșeli, verificate direct în comportamentul aplicației:
- Se încearcă ștergerea unei facturi deja contabilizate. Ștergerea este blocată: „Corecția unei facturi contabilizate se face prin STORNO — un al doilea document, care își produce propria notă."
- Se încearcă „desfacerea" notei de contare, ca și cum nota greșită ar putea fi anulată direct. Mesajul de refuz al aplicației este explicit: „Dacă factura trebuie corectată, se stornează."
- Se lasă factura greșită necorectată, considerând că nu are efect dacă nu mai e „activă". Nu este așa: o factură cu status „anulată" sau „stornată" nu mai generează notă contabilă nouă, dar dacă factura greșită a fost deja contabilizată, nota ei rămâne în contabilitate până când e stornată — deci lăsarea ei necorectată denaturează evidența (inclusiv, indirect, baze de calcul care pornesc din conturile de venituri/cheltuieli afectate).
Ce face iConta.eu
Aplicația blochează activ ștergerea unei facturi contabilizate și refuzul „dezlegării" unei note de contare — ambele forțează, prin construcție, corecția pe calea corectă: factura greșită trebuie stornată. Pentru facturile emise (care nu sunt ele însele documente de stornare), butonul „Stornează" din ecranul de facturi generează automat documentul de corecție, cu avertismentul: „Se creează o factură de stornare […] (valori negative, document contabil). Acțiunea nu poate fi anulată."