Greșeala de a neglija concilierea stocurilor
Concilierea stocurilor înseamnă confruntarea periodică a evidenței din magazie cu soldurile din conturile de stocuri. Este o obligație prevăzută de normele de inventariere, nu doar o bună practică. Dacă este amânată până la inventar, erorile de înregistrare se amestecă cu diferențele reale. O factură neintrodusă sau o ieșire înregistrată de două ori ajunge să arate ca o lipsă în gestiune, iar lipsa neimputabilă are costuri fiscale.
Ce cer normele
OMFP 2861/2009 prevede două momente de concordanță:
- În mod curent. Pentru buna desfășurare a inventarierii, administratorii trebuie să asigure „ținerea la zi a evidenței tehnico-operative la gestiuni și a celei contabile și efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe” (pct. 7).
- Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. Se analizează toate stocurile din fișele de magazie și soldurile din contabilitate, iar „erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ”. Numai după aceea se compară cantitățile din listele de inventariere cu evidența tehnico-operativă (pct. 35 alin. (2)).
Fișa de magazie este documentul de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor. Înregistrările în fișă se fac „document cu document” (OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-8). Tocmai de aceea poate fi confruntată poziție cu poziție cu analiticul contabil.
Exemplu: eroare sau lipsă reală?
La 31 decembrie, pentru articolul „Cablu 3×2,5”: - fișa de magazie arată 1.200 m; - analiticul contului 371 arată 1.500 m; - inventarul faptic constată 1.200 m.
Fără conciliere, diferența de 300 m pare o lipsă în gestiune. La conciliere se descoperă că un aviz de ieșire pentru 300 m, predat clientului în decembrie, a fost operat în magazie, dar nu și în contabilitate. Este o eroare de înregistrare. Se corectează prin descărcarea gestiunii pe baza documentului existent, nu printr-o lipsă la inventar.
Dacă diferența ar fi rămas nejustificată și ar fi fost tratată ca lipsă neimputabilă, cheltuiala cu cei 300 m și TVA aferentă, dacă este datorată, ar fi fost nedeductibile (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c)). Excepțiile limitate din același text sunt calamitățile sau forța majoră, bunurile asigurate, degradarea calitativă dovedită și alimentele aproape de expirare.
Ce riscă firma care nu face concilierea
- Diferențe tratate greșit. Erorile de operare ajung în procesul-verbal de inventariere ca plusuri sau minusuri, iar corectarea lor ulterioară cere explicații și documente suplimentare.
- Costuri fiscale evitabile. Minusurile neimputabile sunt nedeductibile la impozitul pe profit. La fel și TVA aferentă, atunci când este datorată.
- Evidență neconformă. Registrele de contabilitate trebuie să permită „în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate” (Legea 82/1991, art. 21).
Pași practici pentru contabil
- Stabilește o frecvență de conciliere, de exemplu lunar, înainte de închiderea lunii.
- Scoate soldurile cantitative din fișele de magazie și soldurile analitice pe cont, 301, 371 sau 345, pentru aceleași articole.
- Pentru fiecare diferență, caută documentul care o explică: NIR neoperat, aviz sau bon de consum neînregistrat, articol codificat greșit.
- Corectează erorile pe baza documentelor, cu data și explicația corecturii.
- Arhivează situația de conciliere lunară și folosește-o la inventarul anual, înainte de stabilirea rezultatelor, conform pct. 35 alin. (2).
- Tratează ca lipsă sau plus numai ce rămâne după conciliere. Pentru compensări și scăzăminte se aplică regulile specifice din OMFP 2861/2009.
De reținut
- OMFP 2861/2009 cere confruntarea evidenței din magazie cu contabilitatea (pct. 7) și corectarea erorilor înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii (pct. 35 alin. (2)).
- Fără conciliere, erorile de înregistrare par lipsuri în gestiune.
- Lipsurile neimputabile, în afara excepțiilor legale, sunt nedeductibile la impozitul pe profit. La fel și TVA aferentă, atunci când este datorată (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c)).
- Concilierea lunară face inventarul anual mai scurt și mai ușor de apărat la control.