Greșeala de a nu verifica CUI-ul clientului
Facturarea „din memorie" sau după un CUI copiat dintr-un email, fără verificare la sursă, e una dintre cele mai frecvente greșeli mărunte care produc probleme mari: denumire greșită pe factură, statut de plătitor de TVA presupus incorect, sau, în cazuri rare, un CUI care pur și simplu nu (mai) există.
Temeiul legal
„Orice persoană sau entitate care este subiect într-un raport juridic fiscal se înregistrează fiscal primind un cod de identificare fiscală." — Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, art. 82 alin. (1)
Codul de identificare fiscală e mecanismul legal prin care o firmă e recunoscută ca subiect al unui raport juridic fiscal — de aceea corectitudinea lui pe o factură nu e un detaliu formal, ci elementul care leagă documentul de firma reală.
Ce riști dacă nu verifici
- Denumirea greșită pe factură — dacă firma și-a schimbat numele sau CUI-ul a fost copiat greșit, factura poate ajunge să identifice altă entitate decât cea reală.
- Statutul de plătitor de TVA presupus, nu verificat — a factura cu sau fără TVA pe baza unei presupuneri („cred că e plătitor") în loc de o verificare la ANAF poate duce la TVA colectată greșit sau la facturi care trebuie corectate ulterior.
- CUI inexistent sau inactiv — o verificare la sursă arată imediat dacă firma respectivă există în evidențele ANAF și dacă are statut activ.
Ce se greșește în practică
- Se preia CUI-ul dintr-o factură veche a aceluiași client, fără să se verifice dacă starea firmei (plătitor TVA, activ/inactiv) s-a schimbat între timp.
- Se presupune statutul de plătitor de TVA după numele firmei sau după experiența anterioară cu firme similare, în loc de o verificare punctuală.
- Se emite factura și abia ulterior, la reconciliere sau la un control, se descoperă că CUI-ul era greșit sau firma era inactivă la data facturii.
Ce face iConta.eu
iConta.eu interoghează direct API-ul public al ANAF pentru fiecare CUI introdus, atât la adăugarea unui partener în fișa firmei, cât și, verificat explicit, la emiterea unei facturi — ecranul de emitere face o verificare a CUI-ului beneficiarului înainte de finalizare. Răspunsul de la ANAF include existența firmei, denumirea oficială, statutul de plătitor de TVA, codul CAEN și starea de inactivitate. Această verificare a statutului de plătitor TVA la momentul emiterii se face „best-effort": dacă serviciul ANAF nu răspunde sau CUI-ul nu e găsit, aplicația nu blochează emiterea facturii, ci lasă decizia finală pe seama contabilului.