Înregistrarea firmei în REVISAL la înființare
O firmă nou-înființată nu se „înregistrează" separat în registrul general de evidență a salariaților — obligația apare abia când angajează primul salariat, iar sistemul curent prin care se îndeplinește e REGES-ONLINE, reglementat de HG 295/2025 (actul care a înlocuit vechea HG 905/2017, cunoscută popular sub numele „REVISAL").
Temeiul legal
„Angajatorii au obligația de a completa și de a transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat." — HG 295/2025, art. 7 (sursă: anaf_surse/hg_295_2025_reges_online_registru_salariati.txt)
Această obligație e, de fapt, aceeași regulă generală de la art. 3 alin. (1) — transmiterea datelor cel târziu în ziua anterioară începerii activității —, aplicată explicit la situația firmei fără istoric de angajări. Nu există în HG 295/2025 un pas distinct de „înregistrare a firmei"; există doar momentul în care firma, prin angajarea primului salariat, intră sub incidența obligațiilor generale ale registrului.
Pentru a putea transmite date, angajatorul (sau contabilul care operează în numele lui) are nevoie de acces tehnic la registru — cont și chei de autentificare, obținute separat, de la administrația care gestionează sistemul. Legea permite delegarea operării: art. 2 lit. b) recunoaște explicit „expertul contabil și contabilul autorizat" ca „prestator" care poate completa și transmite datele. Răspunderea, însă, rămâne a angajatorului: art. 3 alin. (12) — „Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului."
Ce se greșește în practică
- Se tratează înființarea firmei ca moment al obligației de raportare — de fapt, obligația e legată de angajarea primului salariat, nu de data înmatriculării firmei.
- Se așteaptă ca un soft de contabilitate să creeze automat accesul la registru — accesul (contul, cheile) se obține separat, iar softul, dacă are integrare, doar folosește ulterior credențialele deja emise.
- Se ignoră termenul strict („cel târziu în ziua anterioară începerii activității"), presupunând că e suficient să se raporteze „la începutul lunii" în care a fost angajat primul salariat.
Ce face iConta.eu
Pentru o firmă nou-înființată, iConta.eu nu creează un cont sau un acces la REGES-ONLINE — acesta se obține separat, din aplicația oficială pusă la dispoziție de administrație. Ce face aplicația, din ecranul Stat de plată: preia cheile deja emise (buton „Chei REGES") și, ulterior, pentru fiecare salariat introdus în sistem, trimite mesajul de înregistrare a identității acestuia către registru, de la butonul „REGES" aflat pe rândul salariatului.
Transmiterea elementelor efective ale contractului (număr, dată, salariu, funcție) nu este încă automatizată — doar identitatea salariatului este trimisă azi de aplicație. Restul obligațiilor legate de conținutul contractului rămân, deocamdată, în sarcina angajatorului sau a contabilului, prin celelalte canale disponibile.
Notă: HG 295/2025 a fost contestată în instanță și anulată în primă instanță de Curtea de Apel Constanța; decizia nu e definitivă, iar obligațiile descrise mai sus rămân în vigoare până la o hotărâre finală.