Înregistrările din registrul de magazie: cine le face
În terminologia legală actuală nu există un „registru de magazie" ca atare, ci fișa de magazie — documentul oficial de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor pe gestiune. Redirecționăm onest spre acest document, cel real din nomenclatorul actelor justificative.
Temeiul legal
„FIȘĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8) Fișa de magazie servește ca document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri materiale. Fișele de magazie se țin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică. [...] Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document." — OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-8 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce rezultă din textul normei:
- Fișa de magazie se ține pe fiecare loc de depozitare (gestiune fizică), nu centralizat pe toată firma — o firmă cu mai multe depozite are fișe de magazie distincte pentru fiecare.
- Norma nu numește explicit funcția responsabilă, dar practica uzuală și logica documentului (evidență operativă la locul de depozitare) atribuie completarea ei gestionarului — persoana care răspunde de bunurile aflate în gestiunea respectivă, pe măsura mișcărilor fizice.
- Înregistrarea se face „document cu document" — la fiecare intrare sau ieșire justificată printr-un document propriu (NIR, bon de consum, aviz de însoțire), nu retroactiv sau cumulat pe perioade.
Ce se greșește în practică
- Se caută în legislație un „registru de magazie" cu acest nume exact — documentul oficial e fișa de magazie (cod 14-3-8); folosirea denumirii vechi poate duce la căutarea temeiului greșit sau la confuzie cu alte evidențe de gestiune.
- Se completează fișa de magazie centralizat, la sfârșitul lunii, din memorie sau din facturi — norma cere înregistrare „document cu document", adică operativă, la fiecare mișcare.
- Se confundă fișa de magazie (evidență cantitativă, la locul de depozitare) cu Lista de inventariere (document distinct, întocmit periodic de comisia de inventariere pentru constatarea plusurilor/minusurilor) — sunt documente complementare, nu interschimbabile.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența stocurilor pe gestiune, cu intrări și ieșiri înregistrate document cu document (NIR, bonuri de consum, facturi), echivalentul digital al fișei de magazie. Aplicația nu impune cine anume (gestionar sau contabil) introduce fizic mișcările în sistem — organizarea internă a acestei responsabilități rămâne o decizie a firmei.