Cum se înregistrează consumabilele hoteliere distribuite zilnic în camere?
Consumabilele puse zilnic în camere (săpun, șampon, gel de duș, hârtie igienică, pungi, bureți de pantofi) sunt materiale consumabile. Ele se înregistrează ca stoc la achiziție. Se trec pe cheltuieli când ies din magazie către personalul de etaj, pe bază de bon de consum. Nu sunt cheltuieli de protocol, pentru că sunt consumate în prestarea serviciului de cazare.
Contul de stoc și contul de cheltuială
OMFP 1802/2014 prevede contul 302 „Materiale consumabile” pentru „evidența existenței și mișcării stocurilor de materiale consumabile”. Pentru articolele de cameră se folosește, de regulă, analiticul 3028 „Alte materiale consumabile”.
La consum, valoarea trece în contul 602 „Cheltuieli cu materialele consumabile”, analiticul 6028 „Cheltuieli privind alte materiale consumabile”. Înregistrările sunt:
- la achiziție: 3028 = 401 și 4426 = 401, pentru TVA;
- la eliberarea din magazie: 6028 = 3028.
Documentul de descărcare: bonul de consum colectiv
OMFP 2634/2015 reglementează bonul de consum (cod 14-3-4A) și varianta colectivă (cod 14-3-4/aA). Bonul servește ca document de eliberare din magazie, ca document justificativ de scădere din gestiune și ca document de înregistrare în contabilitate. El „se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum”.
Consumabilele se distribuie zilnic, în cantități mici, în zeci de camere. De aceea, bonul colectiv este soluția practică. Guvernanta sau responsabilul de etaj primește o cantitate pe zi sau pe săptămână, stabilită după camerele ocupate și o normă internă pe cameră.
Tratamentul fiscal
Impozitul pe profit. Consumabilele sunt cheltuieli efectuate în scopul activității economice, deci deductibile potrivit Codului fiscal art. 25 alin. (1). Nu intră la plafonul de 2% pentru protocol (art. 25 alin. (3) lit. a)). Acel plafon privește produsele oferite ca gest, de exemplu un coș de bun venit, nu kitul standard din baie.
TVA. TVA de la achiziție se deduce, pentru că bunurile sunt folosite în serviciul de cazare, care este o operațiune taxabilă (Codul fiscal art. 297 alin. (4) lit. a)).
Exemplu
Un hotel are în medie 40 de camere ocupate pe zi. Kitul standard (săpun, șampon, gel, hârtie igienică) costă 6 lei fără TVA pe cameră.
- Consum zilnic: 40 × 6 lei = 240 lei.
- Pe o lună de 30 de zile: 7.200 lei, descărcați prin bonuri de consum colective: 6028 = 3028, 7.200 lei.
- La inventar, stocul faptic din magazie și de pe cărucioarele de etaj se compară cu soldul contului 3028.
Dacă pe o lună ies din magazie 7.800 lei, iar camerele ocupate justifică 7.200 lei, diferența de 600 lei trebuie explicată. Poate fi un consum peste normă, o eroare de eliberare sau o lipsă.
Pași practici pentru contabil
- Aprobați o normă internă de consum pe cameră ocupată, pentru fiecare articol.
- Folosiți bonul de consum colectiv, zilnic sau săptămânal, semnat de primitor.
- Comparați lunar consumul descărcat cu numărul de camere ocupate din sistemul de rezervări.
- Țineți separat produsele de protocol (bun venit, minibar gratuit) de consumabilele standard.
- La inventar, includeți și stocurile de pe etaje, nu doar magazia centrală.
De reținut
- Consumabilele de cameră se țin în 3028 și se descarcă în 6028, pe bon de consum.
- Bonul de consum colectiv (OMFP 2634/2015, cod 14-3-4/aA) este documentul potrivit pentru distribuirea zilnică.
- Sunt cheltuieli deductibile integral și nu intră la plafonul de protocol.