Cum se contabilizează serviciile hoteliere prestate la trecerea dintre două exerciții financiare?
Pentru un sejur care începe în decembrie și se termină în ianuarie, venitul se împarte între exerciții după nopțile efectiv prestate. Partea din decembrie se recunoaște în anul care se închide, chiar dacă nota de plată și factura se emit abia la check-out, în ianuarie.
Temeiul contabil
OMFP nr. 1802/2014, pct. 53 alin. (1), stabilește principiul contabilității de angajamente: efectele tranzacțiilor se recunosc atunci când tranzacțiile se produc, nu când se încasează banii. Alin. (2) cere evidențierea în conturile de venituri a creanțelor pentru care nu s-a întocmit încă factura, prin contul 418 „Clienți – facturi de întocmit", pe baza documentelor care atestă prestarea serviciilor.
Pct. 446 alin. (1) adaugă, pentru servicii: „Veniturile din prestări de servicii se înregistrează în contabilitate pe măsura efectuării acestora." La cazare, documentul care atestă prestarea este evidența recepției: fișa de cazare, raportul de ocupare sau nota de plată deschisă a camerei.
Exemplu
Un client stă de pe 29 decembrie până pe 3 ianuarie: 5 nopți × 400 lei fără TVA = 2.000 lei. Factura se emite la plecare, pe 3 ianuarie.
La 31 decembrie (anul N), pentru nopțile din 29, 30 și 31 decembrie:
- 418 = 704: 1.200 lei (3 nopți × 400 lei).
Pe 3 ianuarie (anul N+1), la emiterea facturii pentru întregul sejur:
- 4111 = 418: 1.200 lei (stingerea creanței din anul trecut);
- 4111 = 704: 800 lei (nopțile din 1 și 2 ianuarie);
- 4111 = 4427: TVA-ul facturat.
Astfel, anul N are venit de 1.200 lei, iar anul N+1 de 800 lei, deși există o singură factură.
Dacă s-a încasat un avans în decembrie
Avansul încasat pentru nopți din anul următor nu este venit al anului N: rămâne datorie față de client până la prestare. Veniturile se recunosc tot pe măsura prestării (pct. 446), indiferent de momentul încasării.
TVA-ul nu urmează împărțirea contabilă
Contul 418 rezolvă doar alocarea venitului pe exerciții. Pentru TVA se aplică separat Codul fiscal: faptul generator intervine la data prestării serviciilor (art. 281 alin. (1)), iar exigibilitatea intervine mai devreme dacă se emite factura sau se încasează un avans înainte de prestare (art. 282 alin. (2) lit. a) și b)). Dacă ați încasat un avans în decembrie, verificați TVA-ul colectat pe decembrie independent de înregistrarea din 418.
Pași practici la închiderea anului
- Extrageți din sistemul de recepție camerele ocupate în noaptea de 31 decembrie și sejururile neînchise.
- Calculați valoarea nopților prestate până la 31 decembrie, fără TVA.
- Înregistrați 418 = 704 pe baza raportului de ocupare, păstrat ca document justificativ.
- În ianuarie, la facturare, închideți 418 și recunoașteți în 704 doar diferența.
- Tratați separat avansurile pentru sejururi viitoare.
De reținut
- Venitul din cazare se recunoaște pe nopțile prestate, nu la data facturii (OMFP nr. 1802/2014, pct. 446 alin. (1)).
- Nopțile din decembrie nefacturate trec prin 418 „Clienți – facturi de întocmit" (pct. 53 alin. (2)).
- TVA-ul are reguli proprii de exigibilitate (Codul fiscal art. 281–282) și se verifică separat.