Cum se contabilizează serviciile de pază aferente unui șantier?
Nu există, în reglementările contabile disponibile, o regulă dedicată explicit serviciilor de pază pe șantier — dar există principiul general care decide unde ajunge orice cheltuială legată de un obiectiv de investiții: la cheltuielile perioadei sau capitalizată în costul activului. De acest principiu depinde și tratamentul pazei.
Temeiul legal
„Principiul contabilității de angajamente. Efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc (și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) și sunt înregistrate în contabilitate și raportate în situațiile financiare ale perioadelor aferente." — OMFP 1802/2014, Reglementări contabile, pct. 53 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Onest, despre limitele acestei surse: OMFP 1802/2014 nu conține, în textul identificat, un punct dedicat explicit tratamentului serviciilor de pază de șantier. Ce se poate spune cu temei legal solid e doar principiul general:
- Cheltuiala se recunoaște în perioada în care serviciul e prestat, indiferent de momentul plății facturii de pază — asta rezultă direct din principiul contabilității de angajamente.
- Distincția reală, care nu are un text dedicat în sursele disponibile, e dacă paza reprezintă o cheltuială de exploatare a perioadei (dacă șantierul e o activitate curentă, de exemplu la o firmă de construcții care execută lucrări pentru terți) sau dacă face parte din costul de producție al unei imobilizări în curs de execuție (dacă e vorba de un obiectiv propriu de investiții, în construcție, unde paza protejează un activ care va deveni mijloc fix al firmei).
- Fără un temei explicit găsit pentru al doilea caz în sursele consultate, acest ghid nu poate confirma cu citat exact regula de capitalizare a cheltuielilor de pază în costul imobilizării — recomandarea practică rămâne analiza fondului economic al tranzacției, principiu general aplicabil oricărei cheltuieli legate de o investiție în curs.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează cheltuiala de pază la data facturii, nu la data prestării efective a serviciului, dacă acestea diferă — principiul contabilității de angajamente cere recunoașterea în perioada în care serviciul s-a prestat.
- Se tratează automat orice cheltuială legată de un șantier ca fiind capitalizabilă în costul investiției, fără să se analizeze dacă șantierul reprezintă o investiție proprie sau o lucrare executată pentru un client terț — în al doilea caz, paza e, de regulă, cheltuială de exploatare a contractului, nu cost de imobilizare.
- Se ignoră necesitatea de a documenta clar perioada și obiectul pazei (ce anume s-a păzit, pe ce interval), ceea ce face dificilă, la un eventual control, justificarea deductibilității cheltuielii.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are o regulă automată care să distingă, pentru cheltuielile cu servicii de pază, între recunoașterea directă la cheltuieli de exploatare și capitalizarea în costul unei imobilizări în curs de execuție — contarea facturii de pază se face manual, prin selectarea contului corespunzător de către contabil, în funcție de natura reală a șantierului (investiție proprie sau lucrare pentru terți).