Cum se înregistrează contabil salariile neachitate?
Când firma nu are bani să plătească salariile, contabilitatea nu se oprește. Statul de plată se întocmește și se înregistrează normal. Salariul net rămâne datorie în contul 421 până când este plătit. Nu se face nicio înregistrare specială pentru întârziere.
Ce spune reglementarea contabilă
OMFP 1802/2014 descrie contul 421 „Personal - salarii datorate” ca un cont de pasiv. În credit se înregistrează „salariile și alte drepturi cuvenite personalului (641)”. În debit se înregistrează reținerile (impozit, contribuții, avansuri), „drepturi de personal neridicate (426)” și „salariile nete achitate personalului (512, 531)”. Textul adaugă: „Soldul contului reprezintă drepturile salariale datorate.”
Un sold creditor în 421 la sfârșitul lunii înseamnă deci exact salariile neachitate.
421 sau 426?
Contul 426 „Drepturi de personal neridicate” ține evidența drepturilor „neridicate în termenul legal”. Este situația în care angajatorul a pus banii la dispoziție, dar salariatul nu i-a ridicat. Când angajatorul nu are bani, suma rămâne în 421. Mutarea în 426 ar arăta o situație care nu există.
Exemplu
Salariu brut 6.000 lei, statul de plată pe august 2026. Firma nu plătește la termen.
La întocmirea statului:
- 641 = 421 cu 6.000 lei;
- 421 = 4315 cu 1.500 lei (CAS 25%);
- 421 = 4316 cu 600 lei (CASS 10%);
- 421 = 444 cu 390 lei (impozit 10% din 6.000 − 1.500 − 600, fără deducere personală);
- 646 = 436 cu 135 lei (CAM 2,25%).
Sold 421 la 31 august: 3.510 lei, adică netul neplătit. În octombrie firma plătește: 421 = 5121 cu 3.510 lei.
Contribuțiile și impozitul rămân în creditul conturilor 431x, 436 și 444 până la plata către buget. Dacă și acestea se plătesc cu întârziere, apar obligații fiscale accesorii, tratate în ghidul despre accesoriile pentru contribuțiile salariale neachitate.
Impozitul pe profit
Codul fiscal art. 25 alin. (2): „Cheltuielile cu salariile și cele asimilate salariilor [...] sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal”. Legea leagă deducerea de natura cheltuielii, nu de plată. Salariul din august, înregistrat în august, este cheltuială a lunii august chiar dacă se plătește în octombrie.
La închiderea anului
- Soldul creditor al contului 421 apare în bilanț ca datorie față de personal.
- Salariile datorate pentru activitatea exercițiului, pentru care nu s-au întocmit încă state de plată, se înregistrează prin contul 428. OMFP 1802/2014 prevede în creditul acestuia „sumele datorate personalului, pentru care nu s-au întocmit state de plată, determinate de activitatea exercițiului care urmează să se închidă (641)”.
Cât timp rămâne datoria
Legea nr. 53/2003 (Codul muncii), art. 171 alin. (1): dreptul la acțiune pentru drepturile salariale „se prescrie în termen de 3 ani de la data la care drepturile respective erau datorate”. Termenul se întrerupe dacă angajatorul recunoaște datoria (alin. (2)). Soldul din 421 nu se anulează în acest interval.
Pași practici
- Întocmește și înregistrează statul de plată la termen, chiar dacă nu îl poți plăti.
- Urmărește soldul 421 analitic, pe salariat și pe lună.
- La plăți parțiale, stinge întâi lunile cele mai vechi și păstrează dovada fiecărei plăți.
- Folosește 426 doar pentru sumele puse la dispoziție și neridicate de salariat.
De reținut
- Salariile neachitate rămân în creditul contului 421 până la plată (OMFP 1802/2014).
- Contul 426 este pentru drepturile neridicate de salariat, nu pentru cele neplătite de angajator.
- Cheltuiala cu salariile este deductibilă în luna în care se datorează (Codul fiscal art. 25 alin. (2)).