Cum se înregistrează un mijloc fix cumpărat de la o persoană fizică?
O persoană fizică fără activitate economică nu emite factură, așa că dosarul mijlocului fix se construiește din alte documente. Contractul de vânzare-cumpărare și borderoul de achiziție dovedesc cumpărarea și prețul. Procesul-verbal de recepție dovedește intrarea în patrimoniu. Mijlocul fix se înregistrează la costul de achiziție, fără TVA.
Documentele necesare
OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 25: pentru operațiunile pentru care nu există obligația întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate se face pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care atestă operațiunile.
Anexa 2 descrie borderoul de achiziție (cod 14-4-13) ca document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Borderoul se întocmește de persoana care face achiziția, în momentul cumpărării.
Anexa 1, pct. 6, adaugă o condiție: documentele provenite din cumpărări de la persoane fizice pe bază de borderou pot fi înregistrate în contabilitate numai dacă se face dovada intrării în gestiune a bunurilor. La un mijloc fix, dovada este procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5), împreună cu atribuirea numărului de inventar și deschiderea fișei mijlocului fix.
Dosarul complet: 1. contractul de vânzare-cumpărare, cu datele de identificare ale vânzătorului; 2. borderoul de achiziție; 3. dovada plății (ordin de plată sau dispoziție de plată și chitanță); 4. procesul-verbal de recepție; 5. înscrierea în registrul numerelor de inventar și fișa mijlocului fix.
Valoarea de intrare și TVA
OMFP 1802/2014 definește costul de achiziție ca prețul de cumpărare plus taxele nerecuperabile, transportul, manipularea și celelalte cheltuieli direct atribuibile, inclusiv comisioanele și taxele notariale. Vânzătorul persoană fizică nu facturează TVA, deci nu există TVA de dedus.
Exemplu
Firma cumpără de la o persoană fizică un utilaj folosit, cu 18.000 lei, și plătește separat transportul, de 700 lei, cu factură de la un transportator neplătitor de TVA. - 2131 = 404: 18.700 lei, respectiv prețul plus transportul; - 404 = 5121: 18.000 lei, plata către vânzător; - 404 = 5121: 700 lei, plata transportului.
Amortizarea începe potrivit politicii contabile, pe durata aleasă în limitele catalogului aprobat prin HG 2139/2004.
Plata cash
Legea nr. 70/2015, art. 4 alin. (4): plățile în numerar către o persoană fizică pentru achiziții de bunuri au un plafon zilnic de 10.000 lei către o persoană, iar plățile fragmentate sunt interzise. Pentru utilajul de 18.000 lei plata trebuie făcută prin bancă sau, cel mult, cu 10.000 lei în numerar. Amenda pentru depășire este de 10% din suma peste plafon (art. 12 alin. (1)).
Păstrarea documentelor
Anexa 1, pct. 40: documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe toată durata lor de viață utilă. Contractul și borderoul trebuie păstrate deci cât timp mijlocul fix este în patrimoniu.
De reținut
- Fără factură: contract, borderou de achiziție și dovada plății (anexa 1, pct. 25).
- Borderoul se înregistrează doar cu dovada intrării în gestiune, adică procesul-verbal de recepție (anexa 1, pct. 6).
- Valoare de intrare: prețul plus cheltuielile direct atribuibile, fără TVA.
- Plata cash este limitată la 10.000 lei pe zi către aceeași persoană fizică.