Cum se înregistrează plata contribuțiilor salariale prin bancă
Contribuțiile sociale reținute din salariu și cele datorate de angajator se acumulează la calculul lunar al salariilor și se sting separat, prin plată bancară, la termenul de declarare/plată — cele două momente (calculul și plata) sunt înregistrări contabile distincte.
Constituirea obligației, la calculul salariilor
Potrivit reglementărilor contabile aprobate prin OMFP 1802/2014, contul 431 "Asigurări sociale" ține evidența "decontărilor privind contribuția angajatorului și a personalului la asigurările sociale și a contribuției pentru asigurările sociale de sănătate" și este un cont de pasiv. La calculul lunar al salariilor, contul 431 se creditează cu:
- contribuția angajatorului la asigurările sociale și la sănătate (înregistrată prin contul de cheltuială 645);
- contribuția personalului la asigurările sociale și la sănătate, reținută din salariul brut (înregistrată prin contul de personal 421/423).
Impozitul pe salarii reținut se acumulează separat, în contul 444 "Impozitul pe venituri de natura salariilor", tot cont de pasiv.
Stingerea prin plată bancară
La virarea efectivă către buget, contul 431 se debitează prin corespondență cu contul de trezorerie: potrivit descrierii funcționării contului, "sumele virate asigurărilor sociale și asigurărilor sociale de sănătate" se înregistrează în debitul lui 431, prin creditarea contului 512 (bancă). Monografie simplificată:
- la calculul salariilor: 641/645 = 421/431/437/444 (după caz), constituind obligațiile brute;
- reținerea din salariul brut a contribuțiilor personalului: 421 = 431/437/444;
- la virarea efectivă prin bancă: 431 = 512 (pentru CAS+CASS), 444 = 512 (pentru impozitul pe venit din salarii), fiecare la data plății, nu la data calculului.
Ce nu trebuie confundat
Data înregistrării obligației (data calculului statului de plată, sfârșitul lunii pentru care se calculează salariul) nu e aceeași cu data stingerii ei prin plată (termenul legal de virare, de regulă 25 ale lunii următoare). Un sold creditor rămas în 431/444 la finalul lunii reprezintă contribuții calculate dar încă nevirate — asta e normal între data calculului și data plății, nu o eroare, dar soldul trebuie să dispară complet după virarea efectivă din extrasul de cont.
Practic
Reconciliază lunar soldul conturilor 431/437/444 cu sumele declarate în D112 (declarația unică privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate) și cu extrasul de cont — o diferență persistentă între ce a fost declarat și ce a fost efectiv virat prin bancă e primul semn al unei obligații restante nesesizate.