Cum se întocmește NIR când lipsesc produse din livrare?
Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) nu este obligatorie pentru orice recepție de marfă — dar devine obligatorie exact în situația în care se constată diferențe față de documentul de livrare, cum e cazul unor produse lipsă.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: document pentru recepția bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru încărcare în gestiune; document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: [...] bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție [...] În situația în care se constată diferențe la recepție, entitățile trebuie să stabilească prin proceduri proprii informațiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepție și constatare de diferențe (ex: cantitatea și valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni, în funcție de necesități)." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa nr. 2, pct. privind formularul cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce rezultă din normă pentru cazul concret al produselor lipsă:
- Dacă bunurile primite coincid cantitativ cu factura sau avizul de însoțire, NIR nu este obligatoriu — recepția și înregistrarea în contabilitate se pot face direct pe baza documentului de livrare.
- În momentul în care se constată o diferență (lipsă de marfă) față de factură/aviz, întocmirea NIR devine obligatorie.
- Norma nu impune un formular unic de constatare a lipsei — cere ca entitatea să stabilească prin proceduri proprii informațiile înscrise (cantitatea și valoarea constatate în minus, persoanele care au făcut recepția, alte mențiuni relevante).
- NIR devine, în acest caz, atât documentul de recepție a cantității efectiv primite, cât și documentul justificativ pentru orice reclamație ulterioară către furnizor.
Ce se greșește în practică
- Se recepționează marfa direct pe baza facturii, fără NIR, chiar și atunci când există o diferență constatată la numărare — norma impune NIR tocmai pentru acest caz.
- Se înregistrează în gestiune cantitatea facturată, nu cantitatea efectiv primită, ceea ce denaturează stocul scriptic față de cel faptic.
- Se omite consemnarea persoanelor care au efectuat recepția și a modului de constatare a lipsei, deși aceste mențiuni sunt cele care susțin ulterior o eventuală reclamație către furnizor sau transportator.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul dedicat de NIR, cu linii introduse dinamic pentru fiecare recepție de marfă. Constatarea unei diferențe față de factură/aviz și înregistrarea ei ca atare în NIR — cantitate primită vs. cantitate facturată — se face prin liniile introduse manual de utilizator la recepție; aplicația nu compară automat, la acest moment, cantitatea din factură cu cea introdusă în NIR.