Inventarierea lunară a alimentelor: cum se face
Multe firme din alimentație publică fac o numărătoare lunară a stocului de alimente, pe lângă inventarierea anuală obligatorie — e o practică bună de control al gestiunii, mai ales pentru marfa perisabilă. Important de clarificat de la început: legea nu cere o inventariere lunară distinctă — frecvența lunară e o decizie internă a entității, nu o obligație separată.
Temeiul legal
"Persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării ori transformării sau al lichidării și în alte situații prevăzute de lege." — Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată), art. 7 alin. (1)
Textul stabilește un minim — "cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar" — nu interzice o frecvență mai mare. Dacă o entitate decide să inventarieze lunar stocul de alimente, procedura și înregistrarea contabilă a rezultatelor urmează aceleași reguli ca inventarierea anuală obligatorie: comisie numită prin decizie scrisă, liste de inventariere, procesul-verbal, iar rezultatul (plus sau minus) se înregistrează în contabilitate potrivit reglementărilor aplicabile (art. 7 alin. (3)).
Pentru alimente specific, există o facilitate fiscală relevantă la lipsuri: cheltuiala cu alimentele constatate lipsă sau degradate rămâne, ca regulă, nedeductibilă dacă e neimputabilă — dar legea prevede o excepție explicită:
"4. alimentele destinate consumului uman, cu data-limită de consum aproape de expirare [...] dacă transferul acestora este efectuat potrivit prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;" — Codul fiscal (Legea 227/2015, consolidat), art. 25 alin. (4) lit. c) pct. 4
Practic: dacă alimentele aproape de expirare sunt transferate (donate, vândute la preț redus către organizații specializate etc.) conform legislației privind reducerea risipei alimentare, cheltuiala rămâne deductibilă, spre deosebire de o simplă declarare ca "lipsă" fără nicio valorificare — situație care intră sub regula generală de nedeductibilitate a lipsurilor neimputabile.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că inventarierea lunară "înlocuiește" obligația anuală sau că, dacă se face lunar, nu mai e nevoie de o inventariere formală la final de an — obligația legală rămâne cea de cel puțin o dată pe exercițiu financiar, indiferent de frecvența internă.
- Se declară alimentele aproape de expirare direct ca lipsă/degradare, fără să se folosească mecanismul de transfer conform normelor de reducere a risipei alimentare, pierzând astfel deductibilitatea cheltuielii.
- Se face inventarierea lunară fără comisie, decizie scrisă și liste semnate, considerând-o o "verificare internă informală" — ceea ce o lipsește de valoare probatorie dacă apare o diferență semnificativă.
Ce face iConta.eu
Indiferent de frecvența aleasă (anuală sau lunară), rezultatul se înregistrează prin același ecran "Inventariere anuală", cu operațiile Plus stoc sau Minus pe contul de stoc corespunzător (de regulă 301/302/303 pentru materii prime/materiale, sau 371 pentru marfă). Aplicația cere ca perioada contabilă în care se face înregistrarea să fie deschisă și, pentru orice minus, cota de TVA — fără cotă implicită.
Decizia dacă o lipsă de alimente aproape de expirare se încadrează în excepția de deductibilitate legată de risipa alimentară rămâne o evaluare a contabilului, pe baza documentelor de transfer — aplicația nu marchează automat această situație.