Cum se face monetarul la inventarierea casieriei
Monetarul e documentul care numără efectiv, cupură cu cupură, banii aflați fizic în casierie la data inventarierii — și compararea lui cu registrul de casă e pasul obligatoriu care validează sau infirmă soldul contabil.
Temeiul legal
Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861/2009, pct. 29:
alin. (1): „Disponibilitățile bănești, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanție, acreditivele, ipotecile, precum și alte valori aflate în casieria entităților se inventariază în conformitate cu prevederile legale."
alin. (3): „Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate."
Trei termeni-cheie, trei surse care trebuie să coincidă: 1. soldul din registrul de casă — evidența cronologică a încasărilor/plăților, ținută zilnic; 2. monetarul — numărătoarea fizică, efectivă, a bancnotelor și monedelor existente în casierie la momentul inventarierii, defalcată pe cupiuri; 3. soldul din contabilitate — rulajul contului 531 „Casa" (analitice pe lei/valută), rezultat din înregistrările contabile.
Cum se întocmește practic monetarul
- Se opresc toate operațiunile de casă până la finalizarea numărătorii.
- Se numără efectiv toate bancnotele și monedele existente, defalcate pe valoare nominală (cupiuri) — atât în lei, cât și, separat, pe fiecare valută deținută.
- Rezultatul numărătorii se consemnează într-un formular de monetar, semnat de gestionarul de casă (și, dacă e cazul, de comisia de inventariere).
- Se compară totalul numărat cu soldul din registrul de casă la aceeași dată, după înregistrarea tuturor operațiunilor zilei.
- Se compară, la rândul lui, soldul din registrul de casă cu soldul contului 531 din contabilitate.
Ce se întâmplă la diferențe
Dacă numărătoarea fizică (monetarul) nu coincide cu soldul din registrul de casă, diferența trebuie clarificată înainte de a considera inventarierea finalizată — poate proveni dintr-o operațiune neînregistrată, o eroare de calcul în registrul de casă, sau un plus/minus efectiv de numerar. Plusurile și minusurile constatate se tratează potrivit regulilor generale de inventariere (proces-verbal, explicații ale gestionarului, imputare, după caz), nu se „ajustează" pur și simplu soldul contabil pentru a se potrivi cu numărătoarea.
Casieria în valută
Regula de la pct. 29 alin. (3) e explicită: se inventariază atât disponibilitățile în lei, cât și cele în valută. Pentru valută, monetarul se face separat pe fiecare monedă deținută, iar valoarea în lei se stabilește la cursul de schimb BNR valabil la data inventarierii — aceeași logică de evaluare a elementelor monetare în valută aplicată și în cazul conturilor bancare sau al depozitelor.
Diferența față de conturile bancare
Pentru disponibilitățile aflate în conturi la bănci (nu în casierie fizică), pct. 29 alin. (2) prevede o metodă diferită de verificare: „se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entității" — extrasele de cont din ultima zi bancară a exercițiului, purtând ștampila instituției de credit. Monetarul, ca metodă de numărătoare fizică, se aplică exclusiv casieriei propriu-zise, nu conturilor bancare.