Cum se înregistrează diferențele constatate la inventarierea casieriei?
Numerarul din casierie intră, ca orice alt element de activ, sub obligația generală de inventariere anuală — dar are un termen și o modalitate de verificare specifice.
Temeiul legal
"Disponibilitățile în lei și în valută din casieria entității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate." — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 29 alin. (3)
Regula generală a inventarierii anuale rămâne cea din Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7 alin. (1): obligația se aplică tuturor elementelor de active, datorii și capitaluri proprii, cel puțin o dată pe exercițiu financiar. Pentru casierie, norma cere explicit ca operațiunea să se facă în ultima zi lucrătoare a anului și abia după ce toate încasările și plățile aferente exercițiului au fost înregistrate — altfel comparația monetar/registru de casă/contabilitate nu are sens.
Norma nu detaliază, la pct. 29, cursul de schimb care trebuie folosit pentru evaluarea disponibilului în valută la data inventarierii — este o regulă de evaluare contabilă generală, nu o prevedere specifică inventarierii casieriei, și nu am identificat un text dedicat pe acest subiect.
Ce se greșește în practică
- Se inventariază casieria înainte de a închide toate operațiunile de încasări/plăți ale exercițiului, ceea ce falsifică soldul de comparat.
- Se face confuzia dintre inventarierea casieriei (numerar efectiv) și inventarierea generală a stocurilor sau mijloacelor fixe — sunt operațiuni distincte, cu obiect diferit.
- Se așteaptă ca diferențele de casierie să fie înregistrate prin același ecran/operațiune folosită pentru plusuri și minusuri de stoc sau mijloace fixe.
Ce face iConta.eu
Aici trebuie spus onest: ecranul "Inventariere anuală" din iConta.eu (operația nota-inventariere) acceptă doar patru tipuri de operațiuni — Plus stoc, Plus mijloc fix, Minus și Casare — iar pentru Plus/Minus contul de stoc trebuie să fie unul dintre cele șase acceptate explicit de aplicație: 371, 301, 302, 303, 345 sau 381. Contul de casierie (5311/5314) nu se regăsește printre acestea, iar aplicația refuză orice alt cont de stoc introdus.
Cu alte cuvinte, diferențele constatate la inventarierea casieriei nu pot fi înregistrate prin ecranul de inventariere anuală din iConta.eu — acesta este construit pentru stocuri și mijloace fixe, nu pentru numerar. Înregistrarea contabilă a plusului sau minusului de casă trebuie făcută separat, printr-o notă contabilă manuală.