Lipsurile de stoc constatate la inventariere: cum se înregistrează
O lipsă de stoc descoperită la inventar nu e automat o cheltuială deductibilă — regimul ei fiscal depinde de cauză: perisabilitate normală, degradare cu dovadă de distrugere, asigurare sau, în lipsa oricăreia din acestea, lipsă pur și simplu neimputabilă (nedeductibilă integral, plus TVA de plată).
Obligația de inventariere
Art. 7 alin. (1) din Legea nr. 82/1991: firmele au obligația să efectueze inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar. Lipsa de stoc devine "constatată" oficial doar prin acest proces — nu se contabilizează pe baza unei simple observații informale.
Regimul fiscal la impozit pe profit
Art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal: cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor constatate lipsă din gestiune, neimputabile, precum și TVA aferentă (dacă e datorată potrivit titlului VII), sunt nedeductibile, cu excepția câtorva situații enumerate expres:
- bunuri distruse din calamități naturale sau forță majoră;
- bunuri pentru care există contract de asigurare;
- bunuri degradate calitativ, cu dovadă de distrugere; 4-7. situații legate de diminuarea risipei alimentare (produse aproape de expirare transferate/redirecționate potrivit legii).
În afara acestor cazuri, lipsa e nedeductibilă integral, iar dacă marfa a fost cumpărată cu TVA dedusă, taxa devine și ea nedeductibilă (practic se ajustează/colectează, pentru că bunul nu mai e folosit pentru operațiuni taxabile).
Regimul la PFA (impozit pe venit)
Art. 68 alin. (7) lit. i) din Codul fiscal, aplicabil persoanelor fizice cu activități independente: "cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare" sunt nedeductibile. Deci pentru PFA condiția care salvează deductibilitatea e simplă: existența unei asigurări.
Perisabilitățile — cazul diferit
Pierderile din perisabilitate naturală (evaporare, uscare, scurgere), în limitele stabilite prin HG nr. 831/2004, nu sunt tratate ca "lipsă din gestiune" propriu-zisă în sensul de mai sus — ele reprezintă o reducere normală, așteptată, a cantității de marfă pe parcursul depozitării/manipulării, recunoscută direct ca o componentă a costului. Limitele maxime de perisabilitate admise sunt stabilite prin normele aprobate de HG nr. 831/2004; peste aceste limite, diferența se tratează ca lipsă neimputabilă obișnuită, supusă regulilor de mai sus.
Practic — cum înregistrezi
- Proces-verbal de inventariere, semnat de comisie, cu cantitățile constatate lipsă.
- Dacă lipsa se încadrează în perisabilitatea legală (HG nr. 831/2004): se scade din gestiune ca element normal de cost, fără tratament special.
- Dacă lipsa depășește perisabilitatea și nu e imputabilă unei persoane, nu e acoperită de asigurare și nu se încadrează la excepțiile de mai sus: se scoate din gestiune (303/371/6xx = 3xx, după caz), cheltuiala se evidențiază ca nedeductibilă la calculul impozitului pe profit/venit, iar TVA dedusă inițial se ajustează/colectează.
- Dacă lipsa e imputabilă unui angajat/gestionar: se recuperează de la acesta (461 = 758/707, cu TVA colectată la valoarea de imputare, dacă e cazul) — situație în care cheltuiala inițială cu marfa rămâne deductibilă, pentru că paguba e acoperită prin recuperare.
Documente justificative de păstrat
Proces-verbal de inventariere, decizia de imputare (dacă e cazul), polița de asigurare și dovada evenimentului asigurat (dacă lipsa e acoperită de asigurare), respectiv dovada distrugerii (pentru bunuri degradate calitativ).