Cum se face inventarierea într-un restaurant?
Un restaurant are, de regulă, mai multe gestiuni active în paralel — bucătărie, bar, materii prime, produse finite — și o rotație rapidă a stocului. Mecanismul de inventariere e însă același ca pentru orice altă entitate: obligație legală anuală, comisie, liste de inventariere, note contabile.
Temeiul legal
"Persoanele prevăzute la art. 1 au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării ori transformării sau al lichidării și în alte situații prevăzute de lege." — Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată), art. 7 alin. (1)
Pe lângă termenul minim (o dată pe an), normele de aplicare (OMFP 2861/2009, Anexa 1) impun un cadru organizatoric: inventarierea "se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă" (pct. 6 alin. (1)), iar din comisie "nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari" (pct. 6 alin. (5)). La entitățile mici, cu personal redus, inventarierea poate fi făcută de o singură persoană, sub răspunderea administratorului (pct. 6 alin. (2)).
După constatarea faptică (liste de inventariere, semnate de comisie și gestionar) și comparația cu soldurile contabile, rezultatul — plus sau minus — se înregistrează în contabilitate. Pentru marfa alimentară există și o particularitate fiscală: legea permite deducerea cheltuielii cu alimentele "cu data-limită de consum aproape de expirare", dacă transferul lor respectă prevederile legale privind diminuarea risipei alimentare (Codul fiscal, art. 25 alin. (4) lit. c) pct. 4) — un caz relevant pentru un restaurant care donează sau reduce la preț alimentele aproape de expirare, în loc să le declare pur și simplu lipsă.
Ce se greșește în practică
- Se face inventarierea "pe hârtie" doar la final de an fiscal, deși norma cere ca declarația gestionarului să fie luată înaintea începerii inventarierii, nu ulterior, ca formalitate.
- Se pun în aceeași comisie persoanele care gestionează efectiv marfa (bucătar-șef, barman responsabil de gestiune) — ceea ce norma interzice explicit.
- Se tratează orice lipsă constatată la bucătărie ca "pierdere normală", fără liste de inventariere semnate și fără proces-verbal, ceea ce face imposibilă orice justificare ulterioară a deductibilității sau a scutirii de TVA.
Ce face iConta.eu
Din categoria "Imobilizări și capital", ecranul "Inventariere anuală" oferă patru operații: Plus stoc, Plus mijloc fix, Minus, Casare. Pentru un restaurant, cazul cel mai frecvent e Plus/Minus pe conturile de stocuri (371 mărfuri, 301/302/303 materii prime și materiale, 345 produse finite), fiecare cu contul de corespondență predefinit (ex. 371 → 607). Nota contabilă generată primește automat sufixul "- OMFP 2861/2009", ca referință la normele de organizare a inventarierii.
Important: aplicația nu leagă automat nota de inventariere de modulul de gestiune a stocurilor — ea scrie doar în jurnalul contabil. Ajustarea stocului faptic/scriptic din evidența de gestiune (dacă restaurantul o ține separat, de exemplu pentru un sistem de comenzi) rămâne un pas manual, în paralel cu nota contabilă.