Materialele igienico-sanitare pentru salariați sunt obligatorii și gratuite?
Da, pe ambele puncte. Legea securității și sănătății în muncă spune expres că materialele igienico-sanitare se acordă obligatoriu și gratuit de către angajator. Legea nu dă însă o listă: ce materiale și la ce locuri de muncă se stabilesc prin contractul colectiv de muncă și/sau prin contractul individual de muncă.
Pentru contabil contează regimul fiscal: acordate potrivit legii, materialele nu sunt venit din salarii pentru angajat.
Temeiul legal
„(1) Materialele igienico-sanitare se acordă în mod obligatoriu și gratuit de către angajatori. (2) Categoriile de materiale igienico-sanitare, precum și locurile de muncă ce impun acordarea acestora se stabilesc prin contractul colectiv de muncă și/sau contractul individual de muncă." — Legea 319/2006, art. 15 (sursă: anaf_surse/legea_319_2006_consolidat.txt)
„contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protecție și de lucru, a alimentației de protecție, a medicamentelor și materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi privind sănătatea și securitatea în muncă, precum și a uniformelor obligatorii și a drepturilor de echipament, ce se acordă potrivit legislației în vigoare" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 76 alin. (4) lit. f) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Obligatoriu: angajatorul nu poate refuza acordarea acolo unde contractul colectiv sau individual o prevede pentru locul de muncă respectiv.
- Gratuit: costul nu poate fi reținut din salariu. Art. 7 alin. (6) din aceeași lege interzice orice obligație financiară a lucrătorilor pentru măsurile de securitate, sănătate și igienă în muncă.
- Ce și unde: legea lasă contractului colectiv și/sau individual să stabilească categoriile de materiale (săpun, detergenți, prosoape, soluții de curățare a pielii etc.) și locurile de muncă pentru care se acordă.
- Fiscal: acordate potrivit legii, materialele nu sunt venit salarial (art. 76 alin. (4) lit. f)). Aceeași formulare exclude sumele și din baza contribuțiilor sociale (art. 142 lit. e)).
- Sancțiune: nerespectarea art. 15 se sancționează cu amendă de la 3.000 la 6.000 lei (Legea 319/2006, art. 39 alin. (6) lit. b)).
SC Exemplu SRL are un atelier cu 8 salariați. Contractul individual prevede săpun și soluție de curățare a pielii în valoare de 50 lei pe lună de persoană. Firma cumpără materiale de 400 lei pe lună, le dă în consum pe bază de document și le înregistrează drept cheltuială. Salariații nu au venit impozabil din această acordare.
Ce se greșește în practică
- Firma nu are nimic scris în contract despre materialele igienico-sanitare și se bazează doar pe practică. Fără temei contractual e greu de dovedit că acordarea s-a făcut „potrivit legislației".
- Materialele de curățenie pentru spațiile firmei se confundă cu materialele igienico-sanitare acordate lucrătorilor. Contabil, sunt cheltuieli distincte ca destinație.
- Materialele se impozitează ca avantaj în natură, deși Codul fiscal le exclude din venitul salarial.
- Se acordă sume în bani „pentru igienă" în locul materialelor. Legea vorbește de materiale acordate, iar o sumă de bani fără legătură cu consumul efectiv se apropie de un venit salarial.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are o evidență dedicată a materialelor igienico-sanitare pe salariat. Achiziția și darea în consum le înregistrezi prin contabilitatea generală (facturi primite, note contabile). Nu se introduc ca avantaj în statul de plată, deci nu apar în D112. Ce categorii se acordă și cui rămâne o decizie a firmei, fixată în contract. Încadrarea contabilă rămâne a contabilului.