Contractul individual de muncă: elementele obligatorii și termenele de transmitere
Un contract de muncă poate fi corect ca înțelegere între părți și neconform ca document. Diferența se vede la control, unde nu se discută dacă oamenii s-au înțeles, ci dacă actul cuprinde ce cere legea și dacă a ajuns în registru la timp.
Când se încheie și când începe munca
Contractul individual de muncă se încheie în formă scrisă, în limba română, anterior începerii activității. Obligația de a-l încheia revine angajatorului.
Ordinea nu e negociabilă: întâi contractul semnat și transmis în registru, apoi prima zi de muncă. Un salariat găsit la lucru fără contract înregistrat expune angajatorul la sancțiunea cea mai grea din Codul muncii — munca nedeclarată.
Elementele obligatorii
Contractul trebuie să cuprindă, în principal:
- identitatea părților
- locul de muncă sau, în lipsa unuia fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în diverse locuri
- sediul sau domiciliul angajatorului
- funcția sau ocupația, cu specificarea din Clasificarea ocupațiilor din România, precum și fișa postului cu atribuțiile
- criteriile de evaluare a activității profesionale
- riscurile specifice postului
- data la care contractul urmează să își producă efectele
- durata, în cazul contractului pe durată determinată sau de muncă temporară
- durata concediului de odihnă
- condițiile de acordare a preavizului și durata lui
- salariul de bază, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, periodicitatea plății
- durata normală a muncii, exprimată în ore pe zi și ore pe săptămână
- indicarea contractului colectiv de muncă aplicabil
- durata perioadei de probă
Codul COR trebuie să existe și să fie valid. Un cod inventat sau desființat blochează transmiterea și, mai târziu, declarația D112.
Legea nr. 53/2003 — Codul muncii, republicată, cu modificările ulterioare.
Art. 16 alin. (1): contractul individual de muncă se încheie în baza consimțământului părților, în formă scrisă, în limba română, anterior începerii activității. Obligația de încheiere în formă scrisă revine angajatorului.
Art. 17 alin. (3): elementele privind care angajatorul are obligația de informare a persoanei selectate în vederea angajării.
HG nr. 295/2025 privind registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE.
Termenele de transmitere în REGES-ONLINE
Transmiterea nu are un termen unic. Se schimbă după tipul informației, iar aici se produc cele mai multe întârzieri:
Contractul nou se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii activității.
Modificările elementelor contractului se transmit în termenul prevăzut pentru fiecare categorie de date — de regulă anterior datei de la care produc efecte.
Încetarea contractului se transmite în termen scurt de la data încetării.
Suspendarea se transmite atât la începerea, cât și la încetarea ei.
Regula practică: orice schimbare care ar apărea altfel în statul de plată trebuie să existe mai întâi în registru.
Perioada de probă
Se stabilește la încheierea contractului și nu se poate prelungi ulterior. Durata maximă diferă după funcție — mai lungă pentru funcțiile de conducere decât pentru cele de execuție — și după tipul contractului.
Pe durata perioadei de probă, contractul poate înceta printr-o notificare scrisă, fără preaviz și fără motivare, la inițiativa oricăreia dintre părți. După expirarea ei, regulile de încetare devin cele obișnuite.
O singură perioadă de probă se poate stabili pentru aceeași persoană, la același angajator, pe același post.
Dosarul personal
Angajatorul are obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare salariat și de a-l păstra în bune condiții.
Dosarul cuprinde actele necesare angajării, contractul, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completărilor din registru.
Statele de plată se păstrează 50 de ani. Restul documentelor din dosarul personal, potrivit termenelor din legislația arhivelor.
Ce se verifică la control
Existența contractului scris, semnat, anterior începerii activității. Transmiterea în REGES la termen. Concordanța dintre ce e în registru, ce e în contract și ce e în statul de plată. Fișa postului. Dosarul personal complet. Codul COR valid.
Neconcordanța dintre registru și statul de plată e cel mai simplu lucru de verificat și cel mai greu de explicat.