Contractul de închiriere pentru locuința de serviciu trebuie legat de contractul de muncă al salariatului?
Da. Legea locuinței definește locuința de serviciu drept locuința destinată angajaților și acordată în condițiile contractului de muncă. Pentru fondul de locuințe de serviciu, legea mai prevede că închirierea se face printr-un contract încheiat între părți, accesoriu la contractul de muncă. Condițiile și durata închirierii se stabilesc în acel contract.
În practică, contractul de închiriere trebuie să trimită la contractul individual de muncă al salariatului și să fie corelat cu el. Durata, încetarea și obligațiile părților nu pot fi gândite ca la o închiriere obișnuită, independentă de raportul de muncă. Legătura are importanță și pentru dosarul fiscal al avantajului acordat salariatului: fără contractul de muncă în spate, locuința nu mai are caracter de locuință de serviciu.
Temeiul legal
„d) Locuința de serviciu Locuința destinată funcționarilor publici, angajaților unor instituții sau agenți economici, acordata în condițiile contractului de muncă, potrivit prevederilor legale." — Legea 114/1996 (Legea locuinței), art. 2 lit. d) (sursă: anaf_surse/legea_114_1996_locuinte_consolidat.txt)
„Condițiile și durata de închiriere vor fi stipulate în contractul de închiriere încheiat intre părțile contractante, accesoriu la contractul de muncă." — Legea 114/1996 (Legea locuinței), art. 51, teza finală (sursă: anaf_surse/legea_114_1996_locuinte_consolidat.txt)
„contravaloarea folosinței locuinței de serviciu sau a locuinței din incinta unității ori căminului militar de garnizoană și de unitate, potrivit repartiției de serviciu, numirii conform legii sau specificității activității prin cadrul normativ specific domeniului de activitate" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 76 alin. (4) lit. d) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce înseamnă „accesoriu la contractul de muncă”:
- Temeiul folosinței este raportul de muncă. Salariatul ocupă locuința pentru că este angajatul firmei, nu în calitate de chiriaș oarecare.
- Contractul de închiriere trimite la contractul de muncă: numărul și data contractului individual de muncă și funcția salariatului.
- Durata și încetarea se stabilesc în contractul de închiriere. Firma le corelează cu durata raportului de muncă și prevede ce se întâmplă la încetarea contractului de muncă.
- Chiria, dacă se percepe, și celelalte obligații ale părților se stabilesc tot în contractul de închiriere. Pentru ce nu reglementează legea locuinței se aplică regulile Codului civil despre locațiune (art. 72 din aceeași lege).
Fiscal, Codul fiscal enumeră printre veniturile neimpozabile contravaloarea folosinței locuinței de serviciu, dar numai „potrivit repartiției de serviciu, numirii conform legii sau specificității activității prin cadrul normativ specific domeniului de activitate”. Încadrarea unei locuințe de serviciu acordate de o firmă privată în această excepție se analizează caz cu caz. Un contract de închiriere fără legătură cu contractul de muncă slăbește oricum această încadrare.
Ce se greșește în practică
- Se încheie un contract de închiriere standard, fără nicio trimitere la contractul de muncă. Juridic, locuința devine apoi greu de apărat ca locuință de serviciu.
- Contractul de închiriere nu prevede ce se întâmplă la încetarea contractului de muncă, iar fostul salariat rămâne în locuință fără o situație clară.
- Se consideră automat neimpozabilă folosința oricărei locuințe puse la dispoziția salariatului, fără verificarea condițiilor de la art. 76 alin. (4) lit. d) CF.
- Nu se actualizează contractul de închiriere când salariatul își schimbă funcția sau locul de muncă, deși această legătură e chiar temeiul acordării locuinței.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu redactează și nu verifică contractele de închiriere sau de muncă. Chiria încasată de la salariat se înregistrează prin notele pentru chirie încasată din modulul „Comodat, chirii, refacturări”. Salariații și contractele lor sunt în evidența de salarizare a firmei. Dacă folosința locuinței se tratează ca avantaj impozabil, includerea ei în statul de plată e o decizie a contabilului.